Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Sekretariat der Serviceeinheit Stab, Strategie und Kommunikation
in Vollzeit mit Option auf Teilzeit (mind. 80%)

Organizational unit

Stab, Strategie und Kommunikation (SSK)

Job description

In dieser abwechslungsreichen Aufgabe unterstützen Sie das Sekretariatsteam bei der Bearbeitung der organisatorischen und administrativen Aufgaben von SSK und der angegliederten Dienstleistungseinheiten:

• Unterstützung. Sie übernehmen administrative Aufgaben bei SSK und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
• Terminkoordination. Sie organisieren Besprechungen, koordinieren Termine, verwalten Besprechungsräume und kümmern sich um die Bereitstellung von Technik und Bewirtung.
• Beschaffung. Sie führen Bestellungen durch – vom Büromaterial bis hin zu externen Dienstleistungen – und beachten dabei die geltenden Beschaffungsrichtlinien.
• Kontrolle. Sie unterstützen bei der Personalverwaltung sowie beim Finanzcontrolling und tragen zur Einhaltung interner Prozesse und Vorgaben bei.
• Hilfskräfte. Sie verwalten die studentischen Hilfskräfte bei SSK, erstellen Vertragsunterlagen und dokumentieren Arbeitszeiten und Abwesenheiten.

Starting date

sofort

Personal qualification

• Ausbildung. Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich und bringen das nötige Fundament für professionelles Büromanagement mit.
• Expertise. Sie haben bereits mehrere Jahre Berufserfahrung im Sekretariat gesammelt – idealerweise im öffentlichen Dienst.
• Fachkenntnisse. Sie beherrschen die deutsche Sprache sicher in Wort und Schrift und sind routiniert im Umgang mit MS Office.
• Arbeitsweise. Persönlich überzeugen Sie besonders durch Ihre strukturierte Arbeitsweise und Ihr Organisationstalent sowie durch Ihre schnelle Auffassungsgabe.
• Teamgeist. Sie arbeiten gerne mit anderen zusammen, sind ein echter Teamplayer und überzeugen durch Ihre hohe Zuverlässigkeit