Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung - Schwerpunkte Finanzcontrolling, Personal, und Wissenschaftskommunikation
Teilzeit 80%
Organizational unit
Institut für Theoretische Informatik (ITI)
Job description
Ihr Aufgabengebiet umfasst primär das Finanzcontrolling des WOW-Projekts „a World model of Our World“ innerhalb unseres koordinierenden Instituts und mit sechs weiteren beteiligten Instituten. Hier verwalten und überwachen Sie selbständig die Stiftungsmittel. Die Tätigkeiten im Einzelnen:
- Anlegen der Projekte und Planung der Sach- und Personalmittel
- Überwachung der Liquidität
- Erstellen von Kennzahlen und Berichten für die Institutsleitung und für die teilnehmenden Institute des Projekts WOW (in der Universitätsaufgabe und in der Großforschung)
- Unterstützung der Abwicklung der jährlichen Finanzberichte an den Fördergeber
- Durchführung von Analysen und Evaluationen
- Veranlassen von Umbuchungen, Transaktionen, Umwidmungen
- Beantragung von Projektverlängerungen mit eigenständiger Korrespondenzführung
- Erstellen von Verwendungsnachweisen und Klärung von Unstimmigkeiten und anderen Fragestellungen
- Abwicklung von Personalmaßnahmen und Personalbetreuung der Mitarbeiter und der studentischen Hilfskräfte (Neueinstellungen, Vertragsverlängerungen, Umbuchungen) innerhalt des WOW-Projekts
- Unterstützung bei der Organisation von verschiedenen Team Meetings (z.B. monatlichen in-Person oder Hybrid-Meetings)
- Unterstützung bei der Organisation von jährlichen Team Retreats sowie von zwei öffentlichen Workshops/Hackathons
- Organisation und Abrechnungsverwaltung im Bereich der Dienstreisen im In- und Ausland der am WOW-Projekt beteiligten Institute
- Zusätzlich wird die Stelle Öffentlichkeitsarbeit unterstützen (Social Media, Projektwebseite, ein unregelmäßiges Seminar mit Gastrednerinnen und die erwähnte Workshoporganisation)
Starting date
so bald wie möglich
Personal qualification
Sie verfügen über:
- eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie möglichst mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
- Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office und SAP.
- Gute Kenntnisse im Finanz-, Verwaltungs- und Abrechnungswesen öffentlicher Mittel werden vorausgesetzt.
- Gute Deutsch- und Englischsprachkenntnisse sowie eine selbständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Einsatzbereitschaft runden Ihr Profil ab.
- Vorerfahrung in der Wissenschaftskommunikation und/oder in der Unterstützung der Instandhaltung und Verbesserung von Projektwebseiten sind ein Vorteil.
This is what we offer
Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Entgelt
EG 8 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Vertragsdauer
befristet bis 28.02.2031
Bewerbungsfrist bis zum
30.04.2026
Fachliche Ansprechperson
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr TT-Prof. Peer Nowack, Tel. +49 721 608-41600, E-Mail: peer.nowack@kit.edu.
Please apply online using the button below for this vacancy number 1084/2026.
Vacancy number: 1084/2026
Recognized severely disabled persons will be preferred if they are equally qualified.Contact
Personnel Support is provided by:
Personalservice (PSE) - Human Resources
Ms Bender
Phone: +49 721 608-45411,
Institute of Theoretical Informatics (ITI)