Teamassistentin / Teamassistent (w/m/d) im Sekretariat
Vollzeit

Organizational unit

Institut für Technik der Informationsverarbeitung (ITIV)

Job description

Zur Unterstützung der Institutsleitung und des gesamten Teams suchen wir eine versierte Person im Sekretariat mit Freude an vielfältigen Aufgaben:

• Selbstständige und eigenverantwortliche Führung des Institutssekretariats.
• Internationale Kommunikation und Korrespondenz , Erstellen von Texten in deutscher und englischer Sprache.
• Organisation von Terminen und Besprechungen, Raumkoordination.
• Organisation und Verwaltung von Prüfungsterminen, Lehrveranstaltungen und Abschlussarbeiten über das Campusmanagementsystem (CAS) des KIT.
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten (z.B. Anträge zur Einstellung und Weiterbeschäftigung von wiss. Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen sowie von studentischen/wissenschaftlichen Hilfskräften) einschließlich Führung und Controller der Stundenabrechnung.

Starting date

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Personal qualification

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau / Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
• Die deutsche Sprache beherrschen Sie stilsicher und den Umgang mit der englischen Sprache sehr gut (in Wort und Schrift).
• Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office und sind aufgeschlossen gegenüber neuen Systemen und Methoden.
• Sie zeichnen sich durch eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit sowie schnelle Auffassungsgabe aus.
• Selbstständiges Arbeiten, Eigeninitiative, Kommunikationsfreude sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten runden Ihr Profil ab.