Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Team Abschlussdokumente des Studierendenservices
Teilzeit 50%

Organizational unit

Studium und Lehre (SLE)

Job description

Das fünfköpfige Team Abschlussdokumente des Studierendenservices dient als zentraler Ansprechpartner für die Absolvent*innen des KIT und die Fakultätsmitarbeitenden bzgl. aller Fragen rund um die Abschlussdokumente. In Ihrer Rolle übernehmen Sie dabei folgende Aufgaben:

• Kundenbetreung: Sie sind erste Ansprechperson für unsere Studierenden, Absolventinnen und Absolventen sowie Fakultätsmitarbeitenden bei verschiedensten Fragestellungen rund um die Ausstellung, Aushändigung Versand oder Zweitausfertigungen der Abschlussdokumente.
• Expertise: Sie verantworten die Erstellung der Abschlussdokumente (Zeugnisse, Urkunden, Diploma Supplements und Transcripts of Records) für die Absolvent*innen des KIT.
• Qualitätssicherung: Sie arbeiten an der kontinuierlichen Qualitätssicherung und Verbesserung mit und arbeiten zur Überprüfung der Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen der Teamleitung des Teams Abschlussdokumente aktiv zu.
• Teamplaying: In Ihrem Team mit vier Kolleg*innen nehmen Sie die Anliegen auf, besprechen diese mit der Teamleitung oder leiten sie an die/den zuständigen Sachbearbeiter*in innerhalb der Abteilung weiter.

Diese Stelle kann mit der anderen ausgeschriebenen 50%- SLE Stelle zu einer Vollzeitstelle kombiniert werden.

Starting date

ab sofort

Personal qualification

• Sie haben eine abgeschlossene verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen bereits erste Berufserfahrung mit Kundenkontakt mit.
• Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsgeschick zeichnen Sie aus.
• Große Sorgfalt und Zuverlässigkeit, Freude am Umgang mit Menschen sowie Diskretion sind Ihre Stärken.
• Sie besitzen ein sicheres und verbindliches Auftreten im Umgang sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Die Zusammenarbeit im Team macht Ihnen Spaß und Sie bringen sich gerne in das Team ein.
• Beim Kundenkontakt haben Sie das richtige Gespür und Einfühlungsvermögen
• Sie besitzen idealerweise Kenntnisse über die Strukturen von Bachelor- und Master-Studiengängen sowie über die rechtlichen Vorgaben oder praktische Berufserfahrungen im Hochschulbereich bzw. im Verwaltungsdienst sind von Vorteil.
• Des Weiteren besitzen Sie sehr gute MS-Office Kenntnisse.