Assistentin / Assistent / Sekretärin / Sekretär (w/m/d)
Vollzeit mit der Option auf Teilzeit mind. 60%

Organizational unit

Karlsruhe (and Eggenstein-Leopoldshafen)

Job description

Im Bereich Holzbau und Baukonstruktion der Versuchsanstalt für Stahl, Holz und Steine (Prof. Dietsch) beschäftigen wir uns mit Entwicklungen für einen nachhaltigen und kreislaufgerechten Holzbau der Zukunft (mehr Infos: https://holz.vaka.kit.edu/).

Zur Unterstützung der Institutsleitung, Geschäftsführung und des gesamten Institutes suchen wir eine versierte Person im Sekretariat mit Freude an vielfältigen Aufgaben:

• selbstständige und eigenverantwortliche Führung des Institutssekretariats
• Internationale Kommunikation und Korrespondenz, Erstellen von Texten in deutscher und englischer Sprache
• Controlling des Mittelzu- und –abflusses sowie des Personalbudgets
• Überprüfen sämtlicher Buchungen
• Organisation von Terminen und Besprechungen, Raumkoordination
• Planung und Organisation von Dienstreisen der Institutsleitung
• Organisation von Tagungen und weiteren Veranstaltungen des Instituts
• Betreuung von Gästen und Gastwissenschaftlern
• Koordination von Personalangelegenheiten
• Verwaltung der Urlaubs- und Krankenkartei der Institutsmitarbeitenden

Starting date

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Personal qualification

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z .B. Kauffrau / Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte /Verwaltungsfachangestellter (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
• Die deutsche Sprache beherrschen Sie stilsicher und den Umgang mit der englischen Sprache sehr gut (in Wort und Schrift).
• Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office und sind aufgeschlossen gegenüber neuen Systemen und neuer Software.
• Sie zeichnen sich durch eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit sowie schnelle Auffassungsgabe aus.
• Ein sensibler, diskreter und verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Informationen und Daten ist für Sie selbstverständlich.
• Organisations- und Kommunikationsstärke sowie die Freude an der Arbeit im Team runden Ihr Profil ab.