Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Dekanatssekretariat
Teilzeit 50%

Organizational unit

Karlsruhe (and Eggenstein-Leopoldshafen)

Job description

Die KIT- Fakultäten ETIT und MACH sind verantwortlich für die Organisation von Studium und Lehre, sowie für die akademische Selbstverwaltung der beiden Fachgebiete. Zusätzlich übernehmen sie als Teil der Bereichsverwaltung des Bereichs 3 Maschinenbau und Elektrotechnik Aufgaben in der Universitätsaufgabe. Die Geschäftsstelle ist dabei die erste Anlaufstelle für Fragen von Lehrenden, Studierenden, anderen Abteilungen am KIT und externen Partnern. In Ihrer Rolle fungieren Sie dabei als:

Ansprechpartner/in (w/m/d). Sie sind die erste Anlaufstelle für alle Fragen rund um die Aufgaben der Geschäftsstelle, wie z.B. Fragen zu Lehraufträgen an der KIT-Fakultät, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der KIT-Fakultäten, Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzung und deren Dokumentation. Hierbei arbeiten Sie selbständig und selbstverantwortlich.

Unterstützung. Sie unterstützen die Dekane, die Leitung der Geschäftsstelle und die Referenten durch allgemeine Sekretariatstätigkeiten, wie Schriftverkehr, Postverteilung, Terminplanung, Personal- und Finanzangelegenheiten.

Starting date

ab sofort

Personal qualification

• Ausbildung . Sie haben eine abgeschlossene verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen bereits erste Berufserfahrung mit Kundenkontakt mit.
• Persönlichkeit . Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsgeschick zeichnen Sie aus. Große Sorgfalt und Zuverlässigkeit, Freude am Umgang mit Menschen sowie Diskretion sind Ihre Stärken.
• Kommunikation . Sie besitzen ein sicheres und verbindliches Auftreten im Umgang sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Die Zusammenarbeit im Team macht Ihnen Spaß und Sie bringen sich gerne in das Team ein. Beim Kundenkontakt haben Sie das richtige Gespür und Einfühlungsvermögen
• Expertise . Sie besitzen idealerweise Kenntnisse über die Aufgaben der KIT-Fakultäten und der Bereiche am KIT, sowie über die rechtlichen Vorgaben oder praktische Berufserfahrungen im Hochschulbereich bzw. im Verwaltungsdienst. Des Weiteren besitzen Sie sehr gute MS-Office Kenntnisse und sind digitalen Lösungen nicht abgeneigt.