Teamassistentin / Teamassistent (w/m/d)

Organizational unit

Division I - Biology, Chemistry, and Process Engineering

Job description

Als Teamassistenz im Bereich I übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der organisatorischen Unterstützung der Bereichsleitung, der Bereichsreferenten sowie der Programmadministration. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf administrativer Prozesse und tragen aktiv zur effizienten Koordination innerhalb des Bereichs bei.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Koordination und Bearbeitung des internen und externen Schriftverkehrs
• Terminplanung und -koordination
• Pflege der Bereichswebseite sowie relevanter E-Mail-Verteiler
• Vorbereitung und organisatorische Begleitung interner Gremiensitzungen
• Mitwirkung bei der Auswahl, Betreuung und administrativen Begleitung von Promovierenden im Rahmen einer Graduiertenschule
• Unterstützung der Lehrenden bei der Koordination von Lehrveranstaltungen im Rahmen einer Graduiertenschule
• Aufbereitung und Verteilung von Lehrmaterialien im Rahmen einer Graduiertenschule
• Unterstützung bei der Bearbeitung und Dokumentation von Nutzungsanträgen
• Koordination bewilligter Nutzerprojekte in Abstimmung mit den verantwortlichen Technologieeinheiten
• Überwachung des Berichtswesens zu laufenden Infrastrukturprojekten

Starting date

bald möglichst

Personal qualification

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/Bürokaufmann oder eine vergleichbare kaufmännische oder verwaltungsbezogene Qualifikation. Sie haben mindestens drei Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse setzen wir ebenso voraus wie einen sicheren Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint). Sie sind mit gängiger Bürokommunikationssoftware wie MS Teams und Zoom vertraut. Kenntnisse in SAP sind von Vorteil. Persönlich überzeugen Sie durch Teamfähigkeit, Belastbarkeit, eine schnelle Auffassungsgabe sowie Flexibilität im Umgang mit wechselnden Aufgaben und neuen Prozessen. Eine strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise rundet Ihr Profil ab.