• Was ist meine Rolle als Führungskraft im Rahmen der neuen Dienstvereinbarung?

Es ist Ihre Aufgabe, mit Ihren Mitarbeitenden auf Wunsch die Möglichkeiten Mobiler Arbeit und deren Umfang zu besprechen, zu vereinbaren (sofern die notwendigen Voraussetzungen dafür erfüllt sind, siehe dazu nächste Frage) und das Ergebnis zu dokumentieren. Sie teilen den Beschäftigten im Falle der Gewährung die vereinbarten Eckpunkte der gewährten Mobilen Arbeit per E-Mail mit. Die Eckpunkte umfassen den Prozentsatz der gewährten Mobilen Arbeit, das Startdatum der Gewährung der Mobilen Arbeit und im Fall der regelmäßigen Mobilen Arbeit die vereinbarten Wochentage. Bitte archivieren Sie diese E-Mail.
Im Konfliktfall haben Sie eine zentrale Rolle, siehe dazu Frage: „Wie gehe ich mit Konflikten rund um die Mobile Arbeit um?“

Neben diesen formalen Aspekten gibt es noch weitere Maßnahmen, die Sie im Zuge der Mobilen Arbeit ergreifen können, um ein produktives und positives Arbeitsumfeld zu schaffen:
•    Kommunikation und Zusammenarbeit: Sorgen Sie für eine regelmäßige, klare Kommunikation und Nutzung virtueller Meeting-Tools (bspw. durch regelmäßige Team-Meetings via MS Teams).
•    Vertrauen und Autonomie: Setzen Sie Vertrauen in die Mitarbeitenden und fördern Sie ihre Selbstständigkeit.
•    Ziele und Leistung: Setzen Sie klare Ziele und bewerten Sie Leistung basierend auf Ergebnissen statt Präsenz.
•    Unterstützung und Ressourcen: Unterstützen Sie bei der Bereitstellung notwendiger Technologien (vorgesehen sind ein Laptop, Headset, ggf. Mobiltelefon).
•    Kultur und Zugehörigkeit: Pflegen Sie die Teamkultur und den Teamgeist durch teambildende Maßnahmen (bspw. gemeinsames Mittagessen in Präsenz, Klausuren).
•    Gesundheit und Wohlbefinden: Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden bei der Work-Life-Balance.

• Was sind die notwendigen Voraussetzungen für Mobile Arbeit?

Arbeitsorganisatorische Voraussetzungen
•    Mobile Arbeit ist nur dann im gewünschten Umfang möglich, wenn die Leistungsfähigkeit, Erreichbarkeit und Funktionsfähigkeit (u.a. auch Zusammenarbeit im Team) innerhalb der Organisationseinheit und innerhalb des KIT sichergestellt bleiben. Die Abläufe der Organisationseinheiten dürfen durch die Mobile Arbeit nicht gestört werden und müssen einen hinreichenden Digitalisierungsgrad im Verhältnis zum Umfang des Mobilen Arbeitens in einer OE aufweisen.
•    Die konkrete jeweilige Tätigkeit der/des Beschäftigten muss für Mobile Arbeit geeignet sein. Mobile Arbeit ist für eine konkrete Tätigkeit nicht möglich, wenn diese konkrete Tätigkeit eine Infrastruktur erfordert, die an einem anderen Arbeitsort nicht eingerichtet werden kann (bspw. Werkstattarbeiten an Maschinen) oder diese Tätigkeit nur auf dem Betriebsgelände ausgeübt werden kann. Wenn die/der Beschäftigte sowohl Tätigkeiten ausführt, für welche Mobile Arbeit nicht möglich ist als auch Tätigkeiten, welche ortsunabhängig ausgeführt werden können, kann Mobile Arbeit für die ortsunabhängigen Tätigkeiten gewährt werden. Sie beurteilen, inwieweit die konkrete, jeweilige Tätigkeit für Mobile Arbeit geeignet ist.
•    Die Informations- und IT-Sicherheit und der Datenschutz müssen gewährleistet sein.
Persönliche Voraussetzungen
•    Die/Der Beschäftigte kann eigenständig arbeiten und es ist davon auszugehen, dass die/der Beschäftigte an einem Mobilen Arbeitsplatz verantwortungsvoll arbeitet.
•    Sie setzen das notwendige Vertrauen in die/den Beschäftigten.
•    Die/Der Beschäftigte ist hinreichend im sicheren Umgang mit der Informationstechnik vertraut und für den Umgang mit den zu verarbeitenden (personenbezogenen) Daten sensibilisiert.
•    Es muss erwartet werden können, dass die Mobile Arbeit keinen Einfluss auf die Qualität und Quantität der Arbeitsleistung hat.
•    Die persönliche Erreichbarkeit über die am KIT zugelassenen Kommunikationssysteme (aktuell E-Mail sowie Telefon / Internettelefonie und MS-Teams) muss während der Mobilen Arbeit gewährleistet werden.
•    Es muss eine Internetverbindung, die eine Wahrnehmung der übertragenen Aufgaben ermöglicht, vorhanden sein.

• Ab wann gilt die neue Dienstvereinbarung?

Die Dienstvereinbarung ist am 05.07.2024 in Kraft getreten.

• In welchen Fällen muss ich jetzt aktiv werden?

Für Beschäftigte, die nicht mobil arbeiten können oder wollen ändert sich nichts. Für Beschäftigte mit laufenden Vereinbarungen zu Telearbeit können sich verschiedene Szenarien ergeben. Bitte beachten Sie hierfür die entsprechende separate Frage im FAQ.   

Mit allen Beschäftigten, die bereits mobil arbeiten oder dies zukünftig möchten (auch zusätzlich zu vereinbarter Telearbeit), sollten Sie im Laufe der kommenden Wochen ein Gespräch führen, um die Möglichkeiten Mobiler Arbeit zu besprechen und deren Umfang zu vereinbaren sowie zu dokumentieren. Im Anschluss an dieses Gespräch teilen Sie den Beschäftigten im Falle der Gewährung Mobiler Arbeit die Eckpunkte der gewährten Mobilen Arbeit per E-Mail mit. Die Eckpunkte umfassen den Prozentsatz der gewährten Mobilen Arbeit, das Startdatum der Gewährung der Mobilen Arbeit und im Fall der regelmäßigen Mobilen Arbeit die vereinbarten Wochentage. Es ist nicht erforderlich, dass diese Information an PSE weitergegeben wird. Bitte archivieren Sie diese E-Mail.

Allen Beteiligten des KIT ist bewusst, dass es hierfür eine Übergangszeit von einigen Wochen oder Monaten braucht. Bitte nehmen Sie sich auch selbst die Zeit, die entsprechenden Gespräche in Ruhe und ohne Druck zu führen.

•  Welche Aufgaben sind grundsätzlich für Mobile Arbeit geeignet?

Für Mobile Arbeit eignen sich grundsätzlich Aufgaben, die keine physische Präsenz erfordern und digital erledigt werden können. Dazu zählen administrative und geistige Tätigkeiten wie Dokumentation und E-Mail-Management, Projektmanagement, IT und Softwareentwicklung, kreative Arbeiten wie Grafikdesign und Schreiben, Finanz- und Buchhaltungsaufgaben, Marketing und Kommunikation, Konzeptionsaufgaben sowie Forschung (je nach Art der Aufgabe), Analyse und Online-Bildung. Diese Aufgaben können effizient von zu Hause oder unterwegs mit den richtigen digitalen Werkzeugen und einer stabilen Internetverbindung ausgeführt werden.

Auch wenn sich viele Aufgaben für Mobile Arbeit eignen, kann es vorkommen, dass eine häufigere Präsenz erforderlich ist. Dies betrifft Aufgaben, die in Präsenz gewährleistet sein müssen (siehe dazu nächste Frage).  

• Welche Aufgaben/Tätigkeiten müssen in Präsenz gewährleistet werden?

In Präsenz müssen Aufgaben und Tätigkeiten gewährleistet werden, die physische Anwesenheit, direkten Zugang zu speziellen Geräten oder Materialien und persönlichen Kontakt erfordern. Dies betrifft bspw. folgende Aufgaben:  
•    Entgegennahme und Bearbeitung von Post/Paketdiensten
•    Laborarbeiten / Arbeiten an technischen Anlagen
•    Wartung und Reparatur
•    Logistik und Lagerhaltung
•    Instandhaltung von Gebäuden
•    Sicherheit/Wache
•    Fertigung von Teilen
•    Kochen und Verkauf in der Kantine
•    Feuerwehr
•    Kundenservice, z.B. wahrzunehmende Sprechzeiten in Präsenz
Diese Tätigkeiten sind auf die physische Umgebung und persönliche Interaktionen angewiesen und lassen sich daher nicht in ein mobiles Arbeitsmodell übertragen.

• Was ist im Hinblick auf die Arbeitszeit zu beachten?

Im Rahmen der Mobilen Arbeit ergeben sich keine Besonderheiten. Es gelten, wie sonst auch, die gesetzlichen Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz, die tarifvertraglichen Regelungen (TV-L bzw. TVöD), die Regelungen aus der Dienstvereinbarung Gleitende Arbeitszeit und etwaige arbeitsvertragliche Vereinbarungen oder Dienstanweisungen, die die Arbeitszeit betreffen. Insbesondere ist auch im Rahmen der Mobilen Arbeit die Kernarbeitszeit einzuhalten.
Hierbei obliegt es Ihnen als Führungskraft darauf zu achten, dass von den Beschäftigten die Regelungen des Arbeitszeitgesetztes (z.B. Ruhezeiten, tägliche Höchstarbeitszeiten, Pausenzeiten, keine Arbeit an Sonn- und Feiertagen) und die oben genannten Regelungen eingehalten werden.

• Wie gehe ich mit Konfliktfällen rund um die Mobile Arbeit um?

Sie versuchen zunächst mit dem betroffenen Mitarbeitenden eine Lösung zu finden. Sollte dies nicht möglich sein, besprechen Sie den Konfliktfall in direkter Linie mit Ihrer übergeordneten Führungskraft. Im Falle einer beabsichtigten ablehnenden Entscheidung bezüglich der Eckpunkte Mobiler Arbeit und falls die Mitarbeitenden hiermit nicht einverstanden sein sollten, informieren Sie Ihre Führungskraft und weisen die Mitarbeitenden darauf hin, dass der Personalrat einbezogen werden kann. Falls die / der Mitarbeitende es wünscht, informieren Sie sodann den Personalrat. Falls einschlägig informieren Sie außerdem die Schwerbehindertenvertretung bzw. Chancengleichheitsbeauftragten. Sollte keine Lösung gefunden werden, entscheidet Ihre übergeordnete Führungskraft final über den Konfliktfall.

• Welche neuen Anforderungen ergeben sich für das Onboarding von neuen Mitarbeitenden?

Im hybriden oder mobilen Arbeitsumfeld erfordert das Onboarding neuer Mitarbeitender zunächst eine zur Tätigkeit passende technische Ausstattung (bspw. Laptop, Headset, ggf. Mobiltelefon). Umfassende Einführungen in die Instituts- bzw. Dienstleistungseinheits-Struktur, -Kultur und -Prozesse sowie ein Kennenlernen aller Teammitglieder ermöglicht ein gutes Ankommen neuer Mitarbeitender. Neue Mitarbeitende müssen zudem in die Nutzung der Kommunikations-/Kollaborationsplattformen eingeführt werden. Es ist wichtig, dass neue Mitarbeitende Zugang zu Online-Ressourcen und Dokumentationen haben, sowie eventuell notwendige Schulungen und E-Learning-Kurse absolvieren können.
Eine Mentorin oder ein Mentor kann dabei Unterstützung bieten, während regelmäßige Jour Fixe und Feedback-Gespräche mit Ihnen als Führungskraft den Fortschritt begleiten. Teambuilding-Aktivitäten helfen bei der Integration ins Team. Eine klare Kommunikation der Erwartungen und Ziele sind ebenfalls entscheidend.
Diese Maßnahmen sorgen dafür, dass sich neue Mitarbeitende gut integriert und produktiv fühlen, auch wenn sie nicht immer vor Ort sind, und schnell leistungsfähig werden.

• Was sind Erfolgsfaktoren rund um die Mobile Arbeit? Welchen Nutzen bringt mir die Einführung einer Team Charta?  

Eine Team Charta ist eine Abstimmung im Team und im Ergebnis ein Dokument, das die Kommunikation und Arbeitsweisen im Team mit allen Beteiligten durchdenkt und festlegt. Gerade im hybriden Arbeitsalltag dient sie als Regelwerk, klärt die Aspekte des Zusammenarbeitens und der Erreichbarkeit und sichert damit letztlich auch den Erhalt der Leistungsfähigkeit.
Da die Team Charta nicht vorgegeben ist, sondern gemeinsam innerhalb des Teams erarbeitet wird, fördert sie passgenaue Vereinbarungen und Lösungen. Dies führt zu mehr Engagement, Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit aller Teammitglieder.
Besonders wichtig für die erfolgreiche Zusammenarbeit auf Distanz ist die klare Festlegung von Rahmenbedingungen und Absprachen. Diese Transparenz schafft Vertrauen und ermöglicht Flexibilität durch regelmäßige Reflexion und Weiterentwicklung der Charta.
Darüber hinaus hilft die Team Charta, unterschiedliche Bedürfnisse im Team aufzudecken und die Diversität des Teams zu berücksichtigen.
Insgesamt fördert die Team Charta eine vertrauensvolle und effiziente Zusammenarbeit, indem sie klare, individuell abgestimmte Rahmenbedingungen schafft, die regelmäßig überprüft und angepasst werden.
Weitere Informationen hierzu finden Sie hier: KIT - Personalentwicklung und Berufliche Ausbildung - Führungskräfte - Werkzeugkasten für Führungskräfte - Teamentwicklung

• Wie lange dauert die Vorbereitung/Einführung einer Team Charta und wer kann mich dabei unterstützen?

Zur Erarbeitung der Team Charta empfehlen wir, mindestens einen halben Arbeitstag einzuplanen. Je nachdem, ob es sich um die erstmalige Erarbeitung oder eine Nachjustierung handelt, kann die Dauer der Arbeitsphase zwischen 2 und 5 Stunden variieren.
In der Hauptarbeitsphase werden die zu besprechenden Dimensionen festgelegt, diskutiert und die getroffenen Vereinbarungen anschließend dokumentiert. Offene Fragen werden geklärt und mögliche Folgeaktivitäten (z.B. nächste Reflexion der Team Charta) beschlossen.
Unterstützung können Sie sich bei PEBA (KIT - Personalentwicklung und Berufliche Ausbildung - Führungskräfte) holen.

• Wie kann ich das Teambuilding und das Socializing unterstützen?

Um Teambuilding und Socializing im hybriden oder mobilen Arbeitsumfeld zu fördern, können Sie regelmäßige Teambuilding-Aktivitäten organisieren. Dazu gehören formelle und informelle virtuelle Treffen wie Team-Meetings, Kaffeepausen oder Happy Hours, gemeinsame Projekte und Aufgaben, Mentor- oder Buddy-Programme, Workshops und Schulungen, Team-Challenges und Wettbewerbe sowie Anerkennung und Wertschätzung für Teamleistungen. Nach Möglichkeit sollten Sie regelmäßige persönliche Treffen (bspw. für ein gemeinsames Mittagessen oder Klausuren/Workshops) planen, um persönliche Bindungen zu stärken. Die Festlegung von Präsenztagen kann dazu dienen, dass das Team sich regelmäßig in Präsenz trifft (siehe dazu im Einzelnen nächste Frage).

• Können feste Präsenztage vereinbart werden?

Ja, nach § 8 Abs. 4 der neuen Dienstvereinbarung können Teams, Abteilungen und OEs feste Präsenztage vereinbaren. Diese Präsenztage gehen individuellen Wünschen von Beschäftigten vor.

Falls Sie an einem Desksharing Modell teilnehmen sollten Sie beachten, dass Sie an festen Präsenztagen allen Beschäftigten einen Arbeitsplatz vor Ort zur Verfügung stellen müssen.

• In welchen Fällen kann ich Präsenz anordnen, obwohl Mobile Arbeit vereinbart wurde?

Termine/Veranstaltungen, bei denen die Anwesenheit der Beschäftigten aus dienstlichen Gründen erforderlich ist, haben stets Vorrang vor der Mobilen Arbeit.
Sie können daher Präsenz anordnen, wenn dies betrieblich erforderlich ist (Veranstaltungen, Termine, Kongresse, Messen, Besprechungen, Vertretungszeiten, Erfordernis für Teamaufbau etc.). Nach Möglichkeit sollten Sie hierbei eine Vorankündigungsfrist von 4 Arbeitstagen beachten.

• Wie kann ich als Führungskraft die Nähe zu meinen Mitarbeitenden auch im Mobilen Arbeiten beibehalten?

Als Führungskraft können Sie die Nähe zu Ihren Mitarbeitenden im Mobilen Arbeiten durch folgende Maßnahmen aufrechterhalten:
•    Regelmäßige Kommunikation: regelmäßige virtuelle Meetings.
•    Individuelle Gespräche: Regelmäßige Einzelgespräche mit jedem Teammitglied, um deren Fortschritt, Bedürfnisse und persönliche Entwicklung auch neben dem Mitarbeitendenjahresgespräch zu besprechen.
•    Offene Kommunikation: Sorgen Sie für eine offene Kommunikationskultur, in der Mitarbeitende Fragen stellen, Feedback geben und ihre Gedanken teilen können.
•    Persönliche Anerkennung: Erkennen Sie die Leistungen und Erfolge der Mitarbeitenden an, sei es in virtuellen Meetings oder über individuelle Nachrichten.
•    Einbindung in Entscheidungen: Integrieren Sie Ihre Mitarbeitenden in Entscheidungsprozesse und geben Sie Ihnen das Gefühl, aktiv zur Entwicklung des Teams beizutragen.
•    Förderung des Teamgeists: Organisieren Sie Teamaktivitäten wie gemeinsame Mittagspausen oder Teambuilding-Übungen, um das Gemeinschaftsgefühl zu stärken.
•    Unterstützung und Empathie: Bieten Sie Unterstützung bei beruflichen und persönlichen Herausforderungen an und zeigen Sie Verständnis für individuelle Lebensumstände der Mitarbeitenden.
•    Klare Erwartungen und Feedback: Stellen Sie klare Erwartungen an die Arbeit und geben Sie regelmäßig konstruktives Feedback, um die Leistung und Entwicklung der Mitarbeitenden zu fördern.
•    Leistung statt Präsenz wertschätzen: Schauen Sie gezielt auf erbrachte Leistungen und nicht auf die Präsenz im Büro.
Durch diese Maßnahmen können Sie trotz der räumlichen Distanz eine enge Beziehung zu Ihren Mitarbeitenden aufrechterhalten und ein produktives und unterstützendes Arbeitsumfeld fördern.

• Wie kann ich als Führungskraft unterschiedliche Bedürfnisse berücksichtigen und diesen gerecht werden?

Als Führungskraft können Sie unterschiedliche Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen und diesen gerecht werden, indem Sie folgende Aspekte berücksichtigen:
•    Individuelle Kommunikationsstile: Verschiedene Kommunikationsstile und -präferenzen der Mitarbeitenden erkennen und respektieren, z.B. bevorzugte Kommunikationskanäle (E-Mail, Chat, Telefon).
•    Karriere- und Entwicklungspläne: Individuelle Karriere- und Entwicklungspläne erstellen, die die Fähigkeiten, Interessen und Ziele jedes Mitarbeitenden berücksichtigen.
•    Teamarbeit und Projekte: Teamarbeit und Projektrollen so gestalten, dass die Stärken und Vorlieben der Mitarbeitenden berücksichtigt werden, um eine ausgewogene Arbeitsteilung zu gewährleisten und ein Kompetenzerleben Ihrer Mitarbeitenden zu sichern.
•    Feedback und Anerkennung: Regelmäßig individuelles Feedback geben und Anerkennung für Leistungen in unterschiedlichen Formen (z.B. öffentlich, persönlich) ausdrücken.
•    Empathie und Unterstützung: Empathie zeigen und Unterstützung bei persönlichen Herausforderungen oder Schwierigkeiten am Arbeitsplatz anbieten.
•    Offene Kommunikation: Eine offene und vertrauensvolle Kommunikationskultur fördern, in der Mitarbeitende sich sicher fühlen, ihre Bedürfnisse und Anliegen anzusprechen.
•    Transparenz: Schaffen Sie im Team Transparenz über die Regeln und Erwartungen bspw. über die Erarbeitung einer Teamcharta.
Durch die Berücksichtigung dieser verschiedenen Bedürfnisse können Sie als Führungskraft ein unterstützendes Umfeld schaffen, das die individuelle Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden fördert.

• Welche Optionen gibt es für ein Desksharing Modell?

Durch die Einführung eines Desksharing-Modells soll eine nachhaltige und effiziente Flächennutzung am KIT unterstützt werden. Die Leitungen der Organisationseinheiten können künftig die Entscheidung treffen, an dem nachfolgend beschriebenen Drei-Säulen-Modell teilzunehmen (Ausnahmen in Form von anderen Nutzungsmodellen sind möglich, müssen jedoch mit dem Personalrat abgestimmt werden). Als Muster für das Desksharing-Modell hat das bereits bei SCC erfolgreich erprobte Drei-Säulen-Modell gedient:
1.    Säule: Fester Arbeitsplatz
2.    Säule: Bürogemeinschaften (mehr Beschäftigte als Plätze in einer definierten Gemeinschaft, Bürogemeinschaft regelt Belegung selbst)
3.    Säule: Flex-Office (Arbeitsplätze über ein elektronisches System buchbar)
Bei der Wahl der Säulen gilt Folgendes: Bei bis zu 40 % Mobile Arbeit sind alle drei Säulen frei wählbar. Beschäftigte, denen mehr als 40% Mobile Arbeit gewährt wurde (also ab 50 %), können verpflichtet werden, an Säule 2 und 3 teilzunehmen, in diesem Fall haben sie die Wahl zwischen den beiden Säulen.

Im Zuge der Einführung von Desksharing wird eine Informationsveranstaltung mit den Beschäftigten durchgeführt, zu der auch der Personalrat eingeladen wird. Die Organisation dieser Veranstaltung liegt in Ihrer Verantwortung.

• Wie funktioniert das Raumbuchungssystem und wie kann ich dieses für meine Organisationseinheit einrichten lassen?

Zunächst sollten Sie innerhalb Ihrer Organisationseinheit überlegen, welche Art von Arbeitsplätzen in Ihrer Organisationseinheit entstehen. Ein Raumbuchungssystem eignet sich insbesondere für Flex-Office-Arbeitsplätze (nicht für feste Arbeitsplätze oder Bürogemeinschaften). Sollten Sie Flex-Office-Arbeitsplätz einrichten, dann können Sie über das SCC (anny-support ∂does-not-exist.scc kit edu) das derzeit genutzte Raumbuchungssystem Anny einrichten lassen. Mit Anny können Sie Ihre Flex-Office-Arbeitsplätze verwalten und Beschäftigte können über das System einen Flex-Office-Arbeitsplatz buchen. Bitte beachten Sie, dass aktuell noch offen ist, ob ein Umstieg auf ein anderes System erfolgen wird. D.h. falls Sie sich noch Zeit lassen können, könnte es ggf. sinnvoll sein, das neue System abzuwarten, da ein gewisser Aufwand zur Einrichtung entsteht.   

Sobald das Raumbuchungssystem Anny für Ihre Organisationseinheit eingerichtet ist, können Sie als Mitarbeitende über die Webseite anny.eu/b/kit  Login per SSO  Internetadresse deiner Organisation: kit.edu  weiter  Shibboleth Identity Provider oder über die App in MS Teams anny eu+ auf Anny zugreifen.

• Inwiefern muss ich es begründen, wenn ich einen Antrag auf Mobile Arbeit ablehne?

Die Ablehnung eines Antrags auf Mobile Arbeit müssen Sie in einem Gespräch mit der/dem Mitarbeitenden angemessen begründen. Eine schriftliche Begründung ist nicht erforderlich und nicht vorgesehen.
Selbstverständlich müssen einer solchen Entscheidung jedoch objektive Gründe zugrunde liegen. Mitarbeitende dürften nicht willkürlich schlechter als andere Mitarbeitende behandelt werden. Eine Dokumentation dieser Gründe in den eigenen Unterlagen ist in Konfliktfällen von Vorteil.

• Wer finanziert den Laptop für das Mobile Arbeiten? Gibt es hierfür einen Anspruch?

Ein für das Mobile Arbeiten erforderlicher Laptop wird aus dem Budget der jeweiligen Organisationseinheit finanziert, sofern dem oder der Beschäftigten nicht bereits ein Laptop zur Verfügung gestellt wurde. Nach Möglichkeit bietet es sich an, alle Beschäftigten mit Laptops auszustatten und nur noch Arbeitsplätze für Laptops einzurichten (mit Docking-Station oder ähnlichem). Generell muss beachtet werden, dass die Ausstattung für die mobile Arbeit immer vom KIT zur Verfügung zu stellen ist. Es ist aus IT-Sicherheitsgründen sowie aus Datenschutzgründen nicht erlaubt, dass Beschäftigte mobil am privaten Laptop arbeiten.

• Kann eine fachliche Führungskraft (Ebene F4 oder F5) ohne Zustimmung der OE-Leitung Mobile Arbeit mit einer oder einem Mitarbeitenden vereinbaren?

Nach § 11 Abs. 1 bzw. § 16 Abs. 1 der Institutsrahmenordnung können (Teil-)Institutsleiter/-innen fachliche Führungsaufgaben auch übergreifend auf die Fachebene delegieren. Dies gilt bspw. für Mitarbeitendenjahresgespräche, Urlaubsgenehmigung etc. Es gilt auch für die Gestattung von Mobiler Arbeit, da sich das Thema auf der gleichen Gestaltungsebene befindet wie die genannten Themen.
Dasselbe gilt auch für die Verwaltung. Das ergibt sich aus der Verwaltungsvorschrift „Präzisierte Governance“. Hier gibt es ebenfalls Aufgaben, die auf die Fachebenen F4 und F5 (an die fachlichen Führungskräfte) delegiert werden können. In Abstimmung mit OEP ist die Gewährung Mobiler Arbeit im Rahmen der neuen Dienstvereinbarung in diese Liste gedanklich mit einzuordnen.
Im Ergebnis heißt dies, dass eine fachliche Führungskraft Mobile Arbeit im Rahmen der neuen Dienstvereinbarung gewähren darf, sofern die Leitungskraft der Ebene L3 die entsprechenden Führungsaufgaben an die Fachebene delegiert hat. Selbstverständlich gehen mit der Delegation auch entsprechende Berichtspflichten/Absprachen einher.
Wenn eine Institutsleitung aus den Gründen des § 4 Abs. 1 und 2 der Dienstvereinbarung keine Mobile Arbeit an ihrem Institut gewähren kann, sollte das intern mit den weiteren Leitungs- und Führungskräften besprochen werden. Die Vorgaben der Institutsleitung sind einzuhalten. Wenn eine allgemeine Regelung getroffen wird, können für Gruppen von Beschäftigten, die grundsätzlich auch darunterfallen, nicht willkürlich bessere oder schlechtere Regeln getroffen werden (Gleichbehandlungsgrundsatz).

• Kann ich vereinbaren/verlangen, dass in MS Teams der Status korrekt gesetzt wird?

§ 5 Abs. 2 der Dienstvereinbarung über die Einführung und Anwendung von Videokonferenz-Systemen und weiteren elektronischen Kommunikationssystemen am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) schließt eine solche Anordnung aus: Die Nutzung der Statusanzeige ist freiwillig und darf von Vorgesetzten oder Kolleginnen bzw. Kollegen nicht gefordert werden. § 4 Abs. 5b der Dienstvereinbarung regelt jedoch, dass die persönliche Erreichbarkeit über die am KIT zugelassenen Kommunikationssysteme (aktuell E-Mail, Internettelefonie und MS Teams) während der Mobilen Arbeit gewährleistet sein muss. Die persönliche Erreichbarkeit ist eine grundlegende Bedingung für die Ausübung mobiler Arbeit.
Es empfiehlt sich, im Team gemeinsame eine Team Charta zu erarbeiten und das Thema Erreichbarkeit/Status in MS Teams in diese explizit aufzunehmen. Informationen zur Team Charta finden Sie hier.

• Wer ist für den Arbeitsschutz während des Mobilen Arbeitens zuständig?

Den Arbeitsschutz und die Arbeitssicherheit regeln § 12 der Dienstvereinbarung. Regelmäßige Schulungen und Unterweisungen zu den Themen sind erforderlich, die Beschäftigten haben eine Selbst- und Gesundheitskompetenz. Mobile Arbeit muss auch in die Gefährdungsbeurteilung, soweit möglich, aufgenommen werden.
Bei Mobiler Arbeit kann vom Arbeitgeber nicht verlangt werden, alle Gefahren jedes möglichen Arbeitsplatzes außerhalb des Betriebs zu antizipieren. Hier genügt der Arbeitgeber seiner Verpflichtung zur Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung, indem er abstrakt die typischerweise zu erwartenden Bedingungen und Gefährdungen zu Grunde legt.
Die Führungskräfte geben den Beschäftigten allgemeine Hinweise an die Hand, sodass die Beschäftigten typische Gesundheitsgefahren besser erkennen und ihnen entgegenwirken können. Die folgenden Materialien können bei der Gefährdungsbeurteilung verwendet werden und dienen auch den Beschäftigten selbst zur Überprüfung ihrer Arbeitsbedingungen:
•    Speziell für die Gefährdungsbeurteilung können Sie sich auch für die Mobile Arbeit an der unverbindlichen Arbeitshilfe zur Bewertung von Büroarbeitsplätzen im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung orientieren, da Mobile Arbeit in der Regel Bildschirmarbeit ist (Download hier unter „Büroarbeitsplätze“). Hinweis: Die aufgeführte Ausstattung wird teilweise nicht vom KIT bereitgestellt. Hierfür sind Mitarbeitende im Rahmen Mobiler Arbeit selbst verantwortlich. Mitarbeitende sollten darauf hingewiesen werden, dass sie sich hieran bei der Wahl ihres Mobilen Arbeitsortes orientieren sollten, um gesundes Arbeiten sicherzustellen. Selbstverständlich können die Fragen größtenteils nicht eindeutig vorab beantwortet werden, jedoch können Sie die abstrakten Risiken dokumentieren und besprechen.
•    Gesundes Sitzen- Informationsblatt "Gesundes Sitzen - eine Frage der Einstellung"

Im FAQ für Mitarbeitende befinden sich ebenfalls weiterführende Links, auf die Sie Ihre Mitarbeitenden aufmerksam machen können (siehe Frage: Wie kann ich ein gesundes Arbeiten im Rahmen Mobiler Arbeit sicherstellen?).

• Wie ist das Thema bürogerechte Ausstattung geregelt?

Als Ausstattung sind Laptop, Headset sowie ggf. ein Mobiltelefon zur Verfügung zu stellen. Private Arbeitsmittel dürfen nur im Rahmen der IuK Ordnung genutzt werden, Mobiliar hat der Beschäftigte selbst zu stellen, da das mobile Arbeiten nicht nur in häuslichen Bereich, sondern bei Freunden, Familie etc. erbracht werden kann, weshalb der Arbeitgeber hier nicht für die Ausstattung zuständig ist. Es wird kein fester Arbeitsplatz außerhalb der Dienstelle eingerichtet.

• Wie sind Flexoffice-Arbeitsplätze einzurichten?

Die Standard-Arbeitsplätze werden nach § 9 Abs. 4 sowohl in Bürogemeinschaften als auch im Flexoffice wie folgt ausgestattet:
•    höhenverstellbare Schreibtische (einfach zu verstellender Schreibtisch, manuell mit Kurbel oder elektrisch, verstellbar bis Stehhöhe)
•    ergonomischer Schreibtischstuhl
•    verschließbare Unterbringungsmöglichkeit für persönliche Gegenstände
•    Anschlussmöglichkeit an das betriebliche EDV-System
•    mindestens ein Bildschirm, der technisch für die jeweilige Aufgabe geeignet ist
Die Arbeitsplätze in den Bürogemeinschaften und den Flexoffices sollen innerhalb der teilnehmenden OE gleichwertigen Standards entsprechen

• Wenn eine Person den Anteil an mobiler Arbeit reduziert und daraufhin wieder einen festen Arbeitsplatz wünscht, müsste dieser ggf. recht kurzfristig zur Verfügung gestellt werden, was organisatorisch nicht unbedingt möglich ist. Wie ist die Regelung hier?

Im Rahmen des Rechts zur Verfügung der Dienststelle über ihre Arbeitsmittel und des Direktionsrechts können Sie der Person an verschiedenen Tagen auch unterschiedliche Arbeitsplätze zuweisen.

• Gibt es eine Vorlage für die Gestattung/Vereinbarung für mobile Arbeit?

Nein. Sie halten per E-Mail die folgenden drei Eckpunkte formlos fest und speichern diese E-Mail entsprechend bei sich ab:
•    Umfang der Mobilen Arbeit
•    Start der Mobilen Arbeit
•    Ggf. feste Tage der Mobilen Arbeit

• Dürfen studentische Hilfskräfte und Praktikantinnen und Praktikanten an der Mobilen Arbeit teilnehmen?

Ja, die Dienstvereinbarung gilt auch für studentische Hilfskräfte und Praktikantinnen und Praktikanten (letztere, wenn sie mit Tätigkeiten der Dienststelle, ggf. nach Anleitung bzw. unter Aufsicht befasst sind und für weitere Aufgaben vorbereitet werden). Hier ist jedoch genau zu prüfen, ob die Voraussetzungen für mobile Arbeit gegeben sind, insbesondere ob sich die Tätigkeit für Mobile Arbeit eignet, ob Beschäftigte eigenständig arbeiten können und ob davon auszugehen ist, dass von den Beschäftigten ein verantwortungsvolles Arbeiten an einem Mobilen Arbeitsplatz zu erwarten ist.
Was gilt, wenn die Praktikantinnen und Praktikanten im Ausland leben?
Mobile Arbeit ist dann grundsätzlich ausgeschlossen, außer die Voraussetzungen für die Ausnahmeregelung für Grenzgänger liegen vor: Es bedarf vor Beginn der mobilen Arbeit als Grenzgänger gem. § 5 Abs. 2 der DV der Vorlage einer Steuerfreistellung von der Besteuerung in Deutschland nach dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen und ggfs. einer A 1 Bescheinigung.(Infos zu A 1 auf der PSE Homepage unter A-Z( A 1) .

• Wie binde ich den Personalrat bei der Einführung eines Desk-Sharing-Modells ein? Wie ist die Rolle des Personalrats?

Bei der Einführung des in der Dienstvereinbarung beschriebenen Modells gilt Folgendes:
Sofern die Entscheidung auf L 3 Ebene für ein Desksharing Modell getroffen wird, müssen Sie eine Informationsveranstaltung zur Einführung eines Desk-Sharing-Modells für alle Beschäftigten in Ihrer Organisationseinheit durchführen (§ 9 Abs. 1 UA 2 der DV). Zu dieser Veranstaltung ist der Personalrat einzuladen. Der Personalrat hat hierbei die Rolle, Informationen zu erhalten (keine Mitbestimmungsrechte formaler Natur).
Es steht dem Personalrat frei, anlassbezogene Arbeitsplatzbegehungen durchzuführen: Der Personalrat wird generell bei allen im Zusammenhang mit dem Arbeitsschutz oder der Unfallverhütung stehenden Besichtigungen hinzugezogen (§ 71 Abs. 7 LPVG). Außerdem hat der/die Vorsitzende oder ein beauftragtes Mitglied der Personalvertretung jederzeit das Recht, nach vorheriger Unterrichtung des Leiters/der Leiterin der Dienststelle, die Dienststelle zu begehen und, sofern die Beschäftigten zustimmen, diese an ihrem Arbeitsplatz aufzusuchen, wenn zwingende dienstliche Gründe nicht entgegenstehen (§ 71 Abs. 6 LPVG).
Soll ein Modell eingeführt werden, das von dem Modell aus der Dienstvereinbarung abweicht, können Mitbestimmungsrechte des Personalrats greifen. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte für die Prüfung und ggf. weitere Einbindung des Personalrats an PSE.

• Sind Bürogemeinschaften mit mehreren Büros möglich?

Es gibt nach § 9 Absatz 1 der Dienstvereinbarung keine Einschränkungen. Ein Team von sechs Personen könnte sich also ein Büro mit vier Arbeitsplätzen ebenso gut teilen wie zwei Büros mit je zwei Arbeitsplätzen.
Bitte beachten Sie bei der Bildung von Bürogemeinschaften, dass eine Abstimmung innerhalb der Personen, die der Bürogemeinschaft angehören, noch gut möglich sein muss und sie daher nicht zu groß sein sollten/zu viele Personen oder zu viele Räume umfassen sollten.

• Ich habe Mitarbeitende, die nur gelegentlich Mobil Arbeiten (bspw. aufgrund eines Handwerkers Zuhause). Sollte ich mit diesen Mitarbeitenden auch eine Vereinbarung zum Mobilen Arbeiten treffen?

Auch bei einem nur sehr geringen Umfang sieht die Dienstvereinbarung vor, dass eine grundlegende Vereinbarung getroffen wird. Es empfiehlt sich, in den beschriebenen Fällen 10 % Mobiles Arbeiten per Email zu vereinbaren.

• Ist es erforderlich per Email den Umfang und Beginn der Mobilen Arbeit festzuhalten, wenn die Mitarbeitenden bei den bislang geltenden 40 % Mobile Arbeit bleiben wollen?

Ja, der Umfang und Start der Mobilen Arbeit sowie ggf. feste Tage sind per Email festzuhalten, da die alte Dienstvereinbarung zur Mobilen Arbeit nicht mehr gilt und die neue Dienstvereinbarung eine grundlegende Absprache und anschließende Bestätigung in allen Fällen der Mobilen Arbeit vorsieht.

• Der Umfang der Mobilen Arbeit soll vorübergehend für einen Monat um 20 % erhöht werden. Ist dies ebenfalls schriftlich per Email zu dokumentieren?

Ja, auch das ist zu dokumentieren.

• Müssen Führungskräfte nachvollziehen, wie viel ihre Mitarbeitenden tatsächlich mobil gearbeitet haben?

Nein, das ist grundsätzlich nicht erforderlich. Im Regelfall kann darauf vertraut werden, dass Mitarbeitende die vereinbarten Grenzen einhalten. Es empfiehlt sich jedoch im Rahmen der Erarbeitung einer Teamcharta bspw. zu vereinbaren, dass Mitarbeitende ihren Outlook-Kalender freigeben und in ihrem Kalender mobile Arbeitstage oder Arbeitstage in Präsenz eintragen. So kann im Nachhinein im Konfliktfall die Anzahl der Mobilen Arbeitstage nachvollzogen werden. Sollte im Einzelfall der Eindruck entstehen, dass Mitarbeitende die Obergrenze der getroffenen Vereinbarung überschreiten und das Vertrauen erschüttert sein, sollte die Führungskraft ihr Augenmerk auf die Einhaltung der Obergrenze richten.

• Wie kann ich mich bei der Mobilen Arbeit sicher einrichten? Welche Programme kann ich nutzen?

Eine Übersicht über Einrichtung und Sicherheit bei der Mobilen Arbeit sowie über die gängigen Programme am KIT finden Sie hier: KIT - SCC - Dienste - Arbeitsumgebung - Homeoffice

• Wie kann ich ohne festen Arbeitsplatz telefonisch erreichbar bleiben?

Mit Rainbow hat man die KIT Telefonnummer immer dabei: PC, Notebook, Smartphone oder Tablett. Bei FM findet sich eine Anleitung für den Einstieg.
Über ein Ticket an FM (TTS) kann die bestehende Telefonnummer "virtualisiert" werden, d.h. der Festnetzapparat wird abgemeldet und die Telefonnummer kann weiter über Rainbow genutzt werden.

• Was ändert sich durch die neue Dienstvereinbarung?

Es gibt keine Telearbeit mehr. Damit entfallen die bisher notwendige Beantragung von Telearbeit sowie die Vereinbarungen über Telearbeit.
•    Der Genehmigungsprozess und die Dokumentation laufen nicht mehr über PSE, sondern werden über die direkte Führungskraft geregelt und verbleiben bei der direkten Führungskraft.
•    Mobile Arbeit kann bis zu 80 %, in Ausnahmefällen sogar bis zu 100 % gewährt werden: Dadurch soll mehr Flexibilität ermöglicht werden.
•    Ausnahmefälle für die Gewährung von 100 % Mobiler Arbeit sind zwingende gesundheitliche Gründe, zwingende familiäre Gründe (bspw. bei pflegebedürftigen Angehörigen; die Gewährung erfolgt vorübergehend), sonstiger zwingender Verlust des Beschäftigungsverhältnisses und dringender Personalbedarf. Die Entscheidung trifft die L3-Ebene bzw. für Beschäftigte der L3-Ebene die L2-Ebene und für Beschäftigte der L2-Ebene die L1-Ebene.
•    Mobile Arbeit wird ausschließlich in 10 %- Schritten gewährt (10, 20, 30...).
•    Unbefristete Gewährung, mit einer Frist von drei Monaten bis zum Monatsende in Textform kündbar
•    Konfliktfälle werden in der Linie, nicht mehr durch PSE entschieden.
•    Es wurde ein Desk-Sharing-Modell eingeführt.
•    Mobile Arbeit im Ausland ist explizit ausgeschlossen
•    Ich möchte mobil arbeiten. Was muss ich tun?
Suchen Sie das Gespräch mit Ihrer Führungskraft.

• Was muss ich beachten, wenn ich mit meiner Führungskraft einen bestimmten Umfang vereinbart habe?

Soweit Sie mit Ihrer Führungskraft keine festen Tage festgelegt haben, an denen sie mobil arbeiten, klären Sie jeweils im Voraus mit dieser ab, wenn sie an einem bestimmten Tag die Möglichkeit nutzen wollen, mobil zu arbeiten (sog. variable Mobile Arbeit). Für die festgelegten Tage ist dagegen keine zusätzliche Absprache vorab notwendig (sog. regelmäßige Mobile Arbeit)
Achten Sie darauf, den vereinbarten Umfang pro Monat nicht zu überschreiten.
Berechnen Sie bei der Absprache variabler Mobiler Arbeit etwaige Reaktionszeiten und mögliche entgegenstehende Interessen Ihrer Kolleginnen und Kollegen mit ein.

• Wie ist die Mobile Arbeit für die Wochen geregelt, in denen ich teilweise Urlaub oder Zeitausgleich habe bzw. krank bin?

Für die Berechnung der Anzahl der mobilen Arbeitstage pro Monat sind nur die tatsächlichen Arbeitstage des jeweiligen Monats außerhalb von Urlaubs-, Feier- und Zeitausgleichstagen ausschlaggebend.
Beispiel: 50 % mobile Arbeit wurde gewährt, Urlaub vom 1.-15. Juni 2024 (10 Arbeitstage), im Zeitraum nach dem Urlaub im Juni (16.-30. Juni 2024 – insgesamt 10 Arbeitstage) kann insgesamt an 5 der 10 Arbeitstagen mobil gearbeitet werden.

• Was passiert mit meiner Telearbeitsvereinbarung, die noch nicht ausgelaufen ist? Kann ich zusätzlich Mobile Arbeit vereinbaren, um insgesamt bis zu 80 % außerhalb der Dienststelle arbeiten zu können?

Ihre Telearbeitsvereinbarung läuft noch bis zum vereinbarten Ende weiter, außer Sie entscheiden sich dazu, die Telearbeitsvereinbarung einvernehmlich aufzuheben.
Wenn Sie zusätzlich zu dem bisher gewährten Telearbeitsumfang auch Mobile Arbeit in Anspruch nehmen wollen, haben sie zwei Optionen:
o    Die Telearbeitsvereinbarung zunächst weiterlaufen lassen und zusätzlich Mobile Arbeit mit der Führungskraft vereinbaren (Gesamtumfang höchstens 80 %).
Nachteil: Sie müssen sich an zwei verschiedene Regelwerke halten, im Rahmen der Telearbeitsvereinbarung beachten, dass sie nur von zuhause aus arbeiten dürfen, etc.
o    Die Telearbeitsvereinbarung durch Änderungsvertrag aufheben und Mobile Arbeit mit dem Vorgesetzten stattdessen im Umfang von bis zu 80 % vereinbaren.
Vorteil: Flexible Ortswahl dadurch flächendeckend möglich, nur ein Regelwerk anzuwenden.
Wenden Sie sich bitte an PSE, wenn Sie die Aufhebung Ihrer Telearbeitsvereinbarung wünschen.

• Habe ich einen Anspruch auf Mobile Arbeit?

• Weshalb gibt es keine Telearbeit mehr?

Mobile Arbeit eröffnet mehr Flexibilität, und mehr Möglichkeiten, Arbeit mit den persönlichen Belangen in Einklang zu bringen. Die Vereinbarung ist unkomplizierter, unbürokratischer. Mobile Arbeit ist nicht nur von zuhause aus möglich.

• Wie wird Verbindlichkeit der Absprachen hergestellt, nachdem nun keine Telearbeitsvereinbarungen mehr geschlossen werden?

Die Planbarkeit und Zuverlässigkeit für alle Beschäftigten ist auch weiterhin ein Anliegen und wird durch die Möglichkeit, Mobile Arbeit an festgelegten Wochentagen zu vereinbaren, sichergestellt. Sicherheit im Hinblick auf die vereinbarten Eckpunkte erhalten Sie auch durch die Bestätigungsmail Ihrer Führungskraft.
Die nunmehr unbefristete Gewährung eignet sich gegenüber der bisherigen nur befristeten Gewährung von Telearbeit noch besser, langfristige Planbarkeit herzustellen.

• Von wo aus kann ich mobil arbeiten?

Dies können Sie grundsätzlich frei entscheiden, ob beispielsweise von zuhause, aus der Bibliothek, von anderen Orten innerhalb Deutschlands. Generell müssen Sie jedoch einige Aspekte bei Ihrer Entscheidung berücksichtigten. Mobiles Arbeiten setzt generell verantwortungsbewusstes Handeln voraus. Insbesondere:

•    Vertraulichkeit, Datenschutz und die Informationssicherheit müssen generell gewährleistet sein- ganz besonders an öffentlichen Orten müssen Sie sicherstellen können, dass keine Daten an Dritte gelangen können; im Einzelnen hierzu siehe Regelungen in der Dienstvereinbarung und im Informationsblatt.
•    Ihre persönliche Erreichbarkeit muss gewährleistet sein und eine Internetverbindung bestehen. Orte ohne jeglichen Internetzugang kommen daher z.B. nicht in Betracht.
•    Kalkulieren Sie ein, dass Sie spätestens dann an die Dienststelle zurückkehren müssen, wenn die technischen oder organisatorischen Voraussetzungen für Mobile Arbeit nicht mehr gegeben sind, oder wenn bestimmte Veranstaltungen, Besprechungen etc. in Präsenz stattfinden.

• Was gilt im Hinblick auf die Arbeitszeit?

Im Rahmen der Mobilen Arbeit ergeben sich keine Besonderheiten. Es gelten, wie sonst auch, die gesetzlichen Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz, die tarifvertraglichen Regelungen (TV-L bzw. TVöD), die Regelungen aus der Dienstvereinbarung Gleitende Arbeitszeit und etwaige arbeitsvertragliche Vereinbarungen oder Dienstanweisungen, die die Arbeitszeit betreffen. Insbesondere ist auch im Rahmen der Mobilen Arbeit die Kernarbeitszeit einzuhalten.

• An wen kann ich mich wenden, wenn ich mit meiner Führungskraft keine Einigung über Mobile Arbeit erzielen kann?

Konfliktfälle werden in Linie mit der Ihrer Führungskraft übergeordneten Führungskraft besprochen und von dieser final entschieden. Im Falle einer beabsichtigten ablehnenden Entscheidung bezüglich der Eckpunkte Mobiler Arbeit kann der Personalrat auf Ihren Antrag einbezogen werden, ggf. werden außerdem die Schwerbehindertenvertretung und die Chancengleichheitsbeauftragten einbezogen.

• Was passiert, wenn ich mobil arbeite und meine Internetverbindung wegbricht?

Sie sind verpflichtet, sicherzustellen, dass Sie Ihre Arbeitsleistung während der Mobilen Arbeit erbringen können und insbesondere keine technischen Hindernisse entgegenstehen. Sollte z.B. die Internetverbindung auf unabsehbare Zeit nicht gewährleistet sein und dadurch Ihre Arbeit beeinträchtigen, sind Sie verpflichtet, sich zur Dienststelle zu begeben, um dort Ihre Arbeit aufzunehmen. Nehmen Sie in jedem Fall Kontakt zu Ihrer Führungskraft auf. Bitte beachten Sie, dass der Weg zum KIT nicht als Arbeitszeit gilt.

o    Gilt das auch, wenn ich viel Zeit benötige um ans KIT zu gelangen, da ich eine große Distanz zurück legen müsste von dem Ort, an dem ich mobil arbeite?
Ja, dieses Risiko müssen Sie einkalkulieren, wenn Sie Ihren Arbeitsort im Rahmen der Mobilen Arbeit wählen.

• Muss ich immer die Kündigungsfrist von 3 Monaten abwarten, wenn ich an der Vereinbarung über die Mobile Arbeit, die ich mit meiner Führungskraft getroffen habe, ändern will?

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, das Gespräch mit Ihrer Führungskraft zu suchen und einvernehmlich etwas Neues zu vereinbaren, ohne an starre Fristen gebunden zu sein.

• Kann ich gar nicht im Ausland arbeiten?

Was mit der Dienstvereinbarung nun ausgeschlossen wurde, ist die Mobile Arbeit im Ausland, also beispielsweise nach einer Woche Urlaub auf Mallorca noch eine Woche von dort mobil zu arbeiten. Davon zu unterscheiden sind Dienstreisen. Diese sind auch ins Ausland möglich (siehe zur Abgrenzung im Einzelnen Infoblatt).

• Wie kann ich den persönlichen Kontakt mit meinen Kolleginnen und Kollegen weiter aufrechterhalten?

Durch das mobile Arbeiten verändert sich die informelle Kommunikation mit Ihren Kollegen. Die Gelegenheiten für einen Austausch im Büro oder in der Kaffeeküche sind seltener möglich. Nutzen Sie daher regelmäßige und direkte Kommunikation, indem Sie neben E-Mailverkehr auch auf Chatfunktionen, Video- und Telefonkonferenzen sowie Kollaborationstools setzen (wie beispielsweise MS Teams).

• Muss ich jetzt meinen persönlichen Arbeitsplatz aufgeben?

Die neue Dienstvereinbarung ermöglicht es OEs grundsätzlich, Desk-Sharing einzuführen. Dem muss jedoch eine entsprechende Entscheidung voraus gehen. Sie werden rechtzeitig darüber informiert. Bis dahin ändert sich aufgrund der neuen Dienstvereinbarung nicht automatisch etwas an Ihrem Arbeitsplatz. Wenn in Ihrer OE das Desk-Sharing offiziell eingeführt wird, gilt das Drei-Säulen Modell:

1.    Säule: Fester Arbeitsplatz
2.    Säule: Bürogemeinschaften (mehr Beschäftigte als Plätze, Bürogemeinschaft regelt Belegung selbst)
3.    Säule: Flex-Office (Arbeitsplätze über ein elektronisches System buchbar)

Bei der Wahl der Säulen gilt Folgendes: Bei bis zu 40 % Mobile Arbeit sind alle drei Säulen frei wählbar. Beschäftigte, denen mehr als 40% Mobile Arbeit gewährt wurde (also ab 50 %), können verpflichtet werden, an Säule 2 und 3 teilzunehmen. In diesem Fall haben sie die Wahl zwischen den beiden Säulen.

• Ist Mobile Arbeit überall in Deutschland möglich oder muss/kann ich den Ort der mobilen Arbeit auch vereinbaren?

Mobile Arbeit ist im Prinzip überall in Deutschland möglich. Der Ort der Mobilen Arbeit kann nicht vorgegeben werden. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass es unter Umständen erforderlich sein könnte, dass man relativ schnell – bspw. aufgrund von Terminen/Veranstaltungen – in Präsenz zurückkehren muss. Das gilt auch bei technischen Problemen wie bspw. einer instabilen Internetverbindung.

• Beziehen sich die vereinbarten Prozentsätze der Mobilen Arbeit auf die Woche, den Monat oder das Beschäftigungsjahr?

Die vereinbarten Prozentsätze der Mobilen Arbeit beziehen sich nach § 6 Abs. 7 der Dienstvereinbarung auf den Monat. Für die Berechnung der mobilen Arbeitstage pro Monat sind nur die tatsächlichen Arbeitstage des jeweiligen Monats außerhalb von Urlaubs-, Feier- und Zeitausgleichstagen ausschlaggebend.

• Von wo beginnt eine Dienstreise, wenn vorher und/oder nachher mobil gearbeitet wird? Beispiel: das mobile Büro liegt in Köln und es ist eine Dienstreise nach Pforzheim geplant.

Es gilt der Grundsatz, dass die Hin- und Rückfahrt zum bzw. vom mobilen Arbeitsort private Reisen und keine Dienstreisen sind. Kosten für die Hin- und Rückfahrt an den bzw. vom Mobilen Arbeitsort werden nicht erstattet. Wenn eine Dienstreise am mobilen Arbeitsort angetreten wird, prüft die Reisekostenstelle bezogen auf den konkreten Einzelfall, inwieweit die Kosten übernommen werden können. Dabei können nur durch die Dienstgeschäfte zusätzlich entstehende Kosten erstattet werden, begrenzt auf Kosten, die auch ohne die Fahrt von/ zum mobilen Arbeitsort entstanden wären. Der Arbeitgeber übernimmt in der Regel die (ggf. fiktiven) Kosten, die bezogen auf Ihren Wohnort von dem Sie Ihre täglichen Fahrten „Wohnung – Arbeitsstätte“ durchführen oder bei untertägigem Start der Dienstreise von Ihrem Arbeitsplatz am KIT aus entstanden sind oder wären. In dem oben genannten Fall werden Kosten für die Fahrt von Köln nach Karlsruhe (zu ihrem Wohnort) nicht getragen. Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für die Dienstreise gem. den reiskostenrechtlichen Regelungen ab Ihrem Wohnort oder dem Arbeitsplatz am KIT.
Fahrten vom Dienstort zur Stätte der mobilen Arbeit (z.B. bei Hybridtagen) und umgekehrt werden nicht vergütet und sind keine Arbeitszeit.

• Kann die Erreichbarkeit z.B. per Rainbow und Teams vorgeschrieben werden?

Ja, § 4 Abs. 5b regelt, dass die persönliche Erreichbarkeit über die am KIT zugelassenen Kommunikationssysteme (aktuell E-Mail, Internettelefonie und MS Teams) während der Mobilen Arbeit gewährleistet sein muss. Sofern dies nicht gewährleistet ist, muss sich der/die Beschäftigte in die Lage versetzen, erreichbar zu sein, bis hin zur Pflicht an den Arbeitsplatz am KIT zu fahren.
Es empfiehlt sich, im Team gemeinsame eine Team Charta zu erarbeiten und das Thema Erreichbarkeit in diese explizit aufzunehmen. Informationen zur Team Charta finden Sie hier.

• Wer muss die Erreichbarkeit beim mobilen Arbeiten sicherstellen, z.B. ausreichend leistungsfähige Datenleitung, Anrufweiterleitung an private Endgeräte?

Hierfür sind die Mitarbeitenden in Eigenverantwortung. Wenn die private Internetverbindung für die Mobile Arbeit generell nicht ausreichend ist, muss die Arbeit umgehend in Präsenz aufgenommen werden oder ggf. private Mehrkosten für eine leistungsfähigere Internetverbindung in Kauf genommen werden. Eine Anrufweiterleitung an private Endgeräte ist möglich, kann jedoch über die Nutzung der Software Rainbow vermieden werden.

• Welche Softwarepakete neben MS Teams bietet das KIT an, damit man effektiv im Team remote zusammenarbeiten kann?

Hier finden Sie eine Übersicht über Tools für die virtuelle Zusammenarbeit.

• Wie ist die Überstundenregelung für das Mobile Arbeiten?

Die Regelung für Überstunden und Gleitzeit ändert sich durch die Mobile Arbeit nicht. Informationen zum Thema Mehrarbeit und Überstunden finden Sie hier. Informationen zum Thema Gleitzeit finden Sie hier.

• Was gilt bei Arbeitsunfällen bei der der Mobilen Arbeit? Bin ich während der mobilen Arbeit versichert?

Das siebte Sozialgesetzbuch regelt in § 8 Abs. 1 S. 3, explizit dass der Versicherungsschutz für Beschäftigte, die in ihrem Haushalt oder an einem anderen Ort außerhalb der Betriebsstätte arbeiten, in gleichem Umfang bestehen muss wie bei Ausübung der Tätigkeit auf der Unternehmensstätte.
Generell hängt der Versicherungsschutz davon ab, ob ein Unfall infolge einer versicherten Tätigkeit vorgekommen ist. Ob zum Zeitpunkt des Unfalls eine versicherte Tätigkeit vorliegt, bestimmt sich nach der sog. objektivierten Handlungstendenz, also danach, ob der Versicherte bei der zum Unfallereignis führenden Verrichtung eine dem Unternehmen dienende Tätigkeit ausüben wollte und diese Handlungstendenz durch die objektiven Umstände des Einzelfalls bestätigt wird. Es ist jeweils eine Einzelfallbeurteilung notwendig, ob ein Unfall infolge der versicherten Tätigkeit erfolgt ist.
Solange der Arbeitnehmer im Rahmen der Mobilen Arbeit Tätigkeiten für den Arbeitgeber ausübt, greift grundsätzlich auch der gesetzliche Unfallversicherungsschutz.

• Wie kann ich ein gesundes Arbeiten im Rahmen Mobiler Arbeit sicherstellen?

Hier finden Sie ausführliche Informationen zur Ergonomie am Bildschirmarbeitsplatz. Sehr informativ hierzu ist auch das Informationsblatt „Gesundes Sitzen - eine Frage der Einstellung" (englische Version).
Viele Hinweise und weitergehende Links zum gesunden und sicheren Arbeiten finden Sie hier.
Checklisten zur Überprüfung Ihres Mobilen Arbeitsortes finden Sie hier (auch in Englisch verfügbar):
•    Kurzversion
•    Langversion

Die UKBW bietet darüber hinaus speziell zum Thema „Gesund und produktiv am Bildschirmarbeitsplatz, mobil zuhause und unterwegs - Mit kleinen Veränderungen viel erreichen!“ kostenlose Seminare an.

• Wann ist Mobile Arbeit in einem Umfang von 100 % möglich?

Im Einzelfall kann nach § 6 Abs. 9 der Dienstvereinbarung bei Vorliegenden von dringenden Gründen Mobile Arbeit im Umfang von 100 % gewährt werden. Dringende Gründe für die Gewährung von 100 % Mobiler Arbeit sind zwingende gesundheitliche Gründe, zwingende familiäre Gründe (bspw. bei pflegebedürftigen Angehörigen; die Gewährung erfolgt vorübergehend), sonstiger zwingender Verlust des Beschäftigungsverhältnisses und dringender Personalbedarf. Die Entscheidung trifft die L3-Ebene bzw. für Beschäftigte der L3-Ebene die L2-Ebene und für Beschäftigte der L2-Ebene die L1-Ebene. Bitte beachten Sie, dass diese Regelung eine Möglichkeit für Ausnahmefälle eröffnet, im Regelfall aber Mobile Arbeit nicht über den Umfang von 80 % hinaus vereinbart werden soll.

• Ist Nachtarbeit im Rahmen des Mobilen Arbeitens gestattet?

Die gesetzlichen Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz, die tarifvertraglichen Regelungen (TV-L bzw. TVöD) und die Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit sind auch im Rahmen Mobiler Arbeit einzuhalten. Mobile Arbeit ändert nichts an den Arbeitszeitmodellen. Im Rahmen der üblichen Arbeitszeitmodelle ist Nachtarbeit nicht zulässig.
Je nach vereinbartem Arbeitszeitmodell ergeben sich Unterschiede im Hinblick auf den konkret einzuhaltenden Zeitrahmen, denn abhängig vom vereinbarten Arbeitszeitmodell bzw. von der konkreten Ausgestaltung des Arbeitsvertrages können unterschiedliche Regelungen greifen.
Für Tarifbeschäftigte, ergibt sich der rechtliche Rahmen zunächst aus dem TV-L/ TVöD. Dieser wird auch in der Dienstvereinbarung zur Mobilen Arbeit und Desksharing aufgegriffen. Aus § 5 Abs. 5 TV-L/ TVöD ergibt sich, dass die Arbeit zwischen 21:00 Uhr und 6:00 Uhr Nachtarbeit ist und damit in diesem Zeitraum grundsätzlich unzulässig ist.
Für diejenigen Mitarbeitenden, die an der Gleitzeit teilnehmen, ist der konkret einzuhaltende Zeitraum zudem der Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit zu entnehmen. Hieraus ergibt sich eine zusätzliche Einschränkung im Hinblick auf den einzuhaltenden Zeitrahmen. Nach § 6 Abs. 4 der Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit ist die Gleitzeitbandbreite von Montag bis Freitag von 6:00 Uhr bis 20:00 Uhr einzuhalten. Diese Regelung ist für alle, die an der Gleitzeit teilnehmen verbindlich und geht als speziellere Regelung den anderen Regelungen (TV-L/ TVöD) vor.

• Wie ist die Mobile Arbeit für Auszubildende und DHBW-Studierende geregelt und was bedeutet das für Ausbilderinnen und Ausbilder?

Im Berufsbildungsgesetz (BBiG) ist geregelt, dass die Berufsbildung in Betrieben, Schulen oder sonstigen Berufsbildungseinrichtungen stattfindet. Damit sind der Mobilen Arbeit für Auszubildende Grenzen gesetzt und ein größerer Umfang Mobiler Arbeit ist für Auszubildende nicht vorgesehen. Für volljährige Auszubildende am KIT bedeutet dies, dass Mobile Arbeit bis zu einem Umfang von 10 % möglich ist. Dies gilt für Berufe und Tätigkeiten, die sich für die Mobile Arbeit eignen (bspw. kaufmännische Berufe, IT-Berufe, Berichtsheft schreiben, auf eine Prüfung Lernen). Für minderjährige Auszubildende gilt eine Anwesenheitspflicht vor Ort, da das KIT eine Aufsichtspflicht hat.
Auch volljährige DHBW-Studierende dürfen grundsätzlich 10 % Mobil Arbeiten. Eine Ausweitung der Mobilen Arbeit bei geeigneter Tätigkeit ist auf bis zu 40 % in Absprache mit den betreuenden Personen möglich. Für minderjährige DHBW-Studierende gilt ebenfalls eine Anwesenheitspflicht vor Ort, da das KIT eine Aufsichtspflicht hat.
Die Möglichkeit des Mobilen Arbeitens kann in Ausnahmefällen in Absprache mit den verantwortlichen Ausbilderinnen und Ausbildern und Betreuenden für alle Berufe genutzt werden (bspw. zum Lernen Zuhause oder an Brückentagen).
Es ist zu beachten, dass auch für Auszubildende und DHBW-Studierende die Mobile Arbeit freiwillig ist. D.h. es besteht keine Pflicht, Mobile Arbeit in Anspruch zu nehmen. Zudem muss den Auszubildenden und DHBW-Studierenden die erforderliche technische Ausstattung für die Mobile Arbeit zur Verfügung gestellt werden.

• In welchem Umfang sollten Ausbilderinnen und Ausbilder selbst Mobile Arbeit in Anspruch nehmen?

Ausbilderinnen und Ausbilder sollten die überwiegende Zeit der Ausbildung selbst vor Ort und bei den Auszubildenden sein, um die Auszubildenden angemessen zu betreuen. Eine Abwesenheit der Ausbilderin bzw. des Ausbilders ist möglich, wenn durch besonders sorgfältige Unterweisung, Anleitung, Arbeitseinteilung und Kontrolle der Erfolg der Ausbildung sichergestellt werden kann. Es reicht nicht aus, nur ab und zu nach dem Rechten zu sehen.

• What is my role as an executive under the new service agreement?

You have to agree with your employees at their request on the possibilities of mobile work and its extent (if the necessary requirements are fulfilled, see next question) and to document the result. In case of your approval, you inform your employees about the key features of their mobile work by email. These key features are the percentage share of mobile work, the starting date of mobile work, and in case of regular mobile work, the weekdays agreed upon. Please archive this mail.
In case of conflicts, you have a central role, see the question “How can I handle conflicts relating to mobile work?”
Apart from the above aspects, you are free to take further measures to create a productive and positive work environment for your employees doing mobile work:
•    Communication and cooperation: Ensure regular and clear communication and use virtual meeting tools (e.g. regular team meetings via MS-Teams).
•    Trust and autonomy: Place trust in your employees and support their autonomy.
•    Goals and performance: Define clear goals and assess the performance of your employees based on results rather than presence.
•    Support and resources: Help provide the necessary equipment (laptop, headset, mobile phone, if required).
•    Culture and team spirit: Maintain team culture and team spirit by team-building efforts (e.g. lunch together on campus, team meetings).
•    Health and well-being: Help your employees find their work-life balances.

• What are the necessary requirements for mobile work?

Organizational Requirements
•    Mobile work in the extent desired is possible only, if performance, accessibility, and functionality (including collaboration in the team) remain guaranteed within the organizational unit and within KIT. Processes of organizational units must not be disturbed by mobile work and must be digitalized sufficiently in relation to the amount of mobile work of an organizational unit.
•    The concrete activity of the employee must be suited for mobile work. Mobile work is impossible, if the activity of the employee requires an infrastructure that cannot be provided at another workplace (e.g. work with machines at a workshop) or if this activity can only be carried out on the premises of KIT. If the employee carries out both activities not suited for mobile work and activities that are independent of the location, mobile work can be permitted for the location-independent activities only. You assess the extent to which the concrete activity is suited for mobile work.
•    Information security, IT security, and data protection must be guaranteed.

Personal Requirements
•    The employee can work independently and it can be assumed that the employee works responsibly at a mobile workplace.
•    You have the necessary trust in your employee.
•    The employee is sufficiently familiar with the secure use of information technology and aware of how to handle the (personal) data to be processed.
•    Mobile work can be expected to have no influence on the quality and quantity of the work performed.
•    Personal accessibility via the communication systems approved by KIT (currently, email, telephone/Internet telephony, and MS-Teams) must be guaranteed during mobile work.
•    An Internet connection is required to perform the tasks assigned.

• When will the new service agreement become effective?

The service agreement entered into force on July 05, 2024.

• In which cases do I have to act?

Nothing will change for employees who cannot or do not want to do mobile work. For employees with whom you have concluded telework agreements, various scenarios may result. Please note the corresponding question below.
In the course of the next weeks, you should speak with all employees who already do mobile work or wish to do so in future (also in addition to the agreed telework), discuss the possibilities of mobile work, agree on its extent, and document it. In case of your approval, inform your employees about the key features of mobile work by email. These key features are the percentage share of mobile work, the starting date of mobile work, and in case of regular mobile work, the weekdays agreed upon. It is not required to forward this information to PSE (Human Resources Business Unit). It is sufficient to archive the emails.
All parties involved at KIT are aware of the fact that this will take quite a few weeks or months. Please take this time and have the conversations take place calmly and without any pressure.

• Which tasks are suited for mobile work in principle?

Tasks suited for mobile work are tasks that do not require any physical presence and can be executed digitally. This includes administrative and intellectual activities, such as documentation and email management, project management, IT and software development, creative work, such as graphics design and writing, financial and bookkeeping tasks, marketing and communication tasks, conceptual work, and research (depending on the task), analysis, as well as online training. Such tasks can be executed efficiently from home or while traveling, provided that you have appropriate digital tools and a stable Internet connection.
Although many tasks are suited for mobile work, frequent presence may be required for tasks that have to be accomplished in person (see next question).

• Which tasks/activities must be accomplished in person?

Whenever tasks and activities require physical presence, direct access to special instruments or materials, and personal contact, mobile work will be denied. This holds for the following tasks, for example:
•    Receipt and processing of mails/parcel services
•    Laboratory work/work on technical facilities
•    Maintenance and repair
•    Logistics and warehousing
•    Maintenance of buildings
•    Safety/security services
•    Fabrication of parts
•    Cooking and sales at the canteen
•    Fire Department
•    Customer service, e.g. consultation hours in person
These activities require physical presence and personal interaction and cannot be translated into a mobile work scheme.

• What are the working time rules?

Mobile work is not subject to any special rules. The legal provisions of the Working Time Act (Arbeitszeitgesetz), collective regulations (TV-L or TVöD), the provisions of the Service Agreement on Flexible Working Time, and relevant contractual agreements or instructions relating to working time continue to apply. In particular, the core time must be observed during mobile work.
As an executive, you are responsible for your employees complying with the regulations of the Working Time Act (e.g. rest times, maximum daily working times, breaks, no work on Sundays and holidays) and the above regulations.

• How can I handle conflicts relating to mobile work?

First, try to find a solution with your employee. If this is impossible, discuss this conflict along the direct line with your superior. If you intend to refuse your approval of mobile work or certain key features of it and if your employee does not agree, inform your superior. Inform your employee of the fact that the Staff Council may be involved. If desired by your employee, inform the Staff Council. If relevant, also contact the Representative of Disabled Employees and the Equal Opportunities Commissioner. If no solution is found, your superior will finally decide.

• Which new requirements result for onboarding new members of staff?

Onboarding of new members of staff in a hybrid or mobile work environment first requires appropriate technical equipment (e.g. laptop, headset, and mobile, if required). Good onboarding of new members of staff requires extensive familiarization with the institute and service structure, the institute’s culture and processes, and the meeting of all team members. New members of staff also have to be instructed in the use of communication and collaboration platforms. New members of staff must have access to online resources and documentations and they must be given the opportunity to pass possibly required training and e-learning courses.
New members of staff may be supported by a mentor. Through regular meetings and feedback conversations with you as a superior, you can accompany onboarding progress. Team building activities will help new members of staff integrate in the team. Clear communication of expectations and goals also is of crucial importance.
The measures listed above help new members of staff integrate well, feel productive, and reach a high performance even though they are not always on campus.

• What are the factors determining the success of mobile work? What is the use of a team charter?

A team charter is a document agreed upon by a team, which defines the ways of communicating and working in a team. In a hybrid work environment, a team charter defines rules, collaboration, and accessibility, and guarantees the team’s performance.
The team charter is not given a priori. It is developed jointly by a team and, hence, supports custom-fit agreements and solutions. This results in an increased commitment, satisfaction, and performance of all team members.
Clear framework conditions and agreements are the basis for successful collaboration of employees working from home. This transparency produces trust. Regular reflection on and further development of the charter increases the flexibility of the team.
The team charter also helps unveil different needs in the team and helps consider the team’s diversity.
Overall, the team charter supports a trusting and efficient collaboration, as it creates clear, individual framework conditions that are revised and adapted regularly.
For more information, click https://www.peba.kit.edu/english/4327.php.

• How long does it take to prepare/introduce a team charter and who can provide support?

Development of a team charter takes half a working day at least. Depending on whether a first charter is developed or whether an existing charter is revised, work may take between two and five hours.
In the main working phase, the aspects to be covered are specified and discussed. Finally, the agreements reached are documented. Open questions are settled and potential follow-up activities (e.g. next reflection on the team charter) are agreed upon.
For your support, contact PEBA https://www.peba.kit.edu/english/645.php.

• How can I support team building and socializing?

To support team building and socializing in a hybrid or mobile work environment, you can organize regular team building activities. These may be formal and informal virtual meetings of the team, coffee breaks, happy hours, joint projects and tasks, mentor or buddy programs, workshops and trainings, team challenges and competitions, and the recognition and appreciation of team efforts. If possible, plan regular meetings in person (e.g. for a joint lunch or for workshops) in order to strengthen personal relations. Specification of in-person workdays may help the team to meet regularly in person (see also next question).

• Is it possible to agree on fixed days of in-person work?

Yes. According to Article 8, par. 4 of the new service agreement, teams, departments, and organizational units can agree on fixed days of work in person. These days of work in person take precedence over individual wishes of employees.
In case you have agreed on sharing the desks, please note that on fixed days of work in person, all employees have to be provided with a working place on campus.

• In which cases can I order my employees to be present, although mobile work was agreed upon?

Appointments/events requiring the presence of employees for business reasons always take precedence over mobile work. You can order your employees to be present, if this is required for business reasons (events, meetings, conferences, trade shows, discussions, substituting colleagues, team organization, etc.). If possible, inform your staff four working days in advance.

• How can I as an executive remain close to my employees doing mobile work?

To remain close to your employees doing mobile work, take the following measures:
•    Regular communication: Regular virtual meetings.
•    Individual conversations: Regular individual conversations with every team member about their progress, needs, and their personal development in addition to the annual appraisals.
•    Open communication: Provide for an open communication culture, in which employees can ask questions, give feedback, and share their thoughts.
•    Personal recognition: Recognize the achievements and successes of your employees, may it be at virtual meetings or by individual messages.
•    Integration in decisions: Integrate your employees in decision processes, give them the feeling that they actively contribute to the development of the team.
•    Push the team spirit: Organize team activities, such as joint lunch breaks or team building exercises, in order to strengthen the team spirit.
•    Support and empathy: Offer support when your employees face professional or personal challenges and show your understanding of individual circumstances in the lives of your employees.
•    Clear expectations and feedback: Point out your expectations on your staff’s work and regularly give a constructive feedback to push the performance and development of your staff.
•    Appreciate performance rather than presence: Rate the achievements reached rather than your staff’s presence at the office.
These measures will help you remain close to your employees in spite of their mobile work and promote a productive and supporting work environment.

• How can I as an executive consider various needs of my employees?

As an executive, you can consider various needs of your employees by bearing in mind the following facts:
•    Individual communication styles: Recognize and respect the different communication styles and preferences of your employees, e.g. preferred communication channels (email, chat, telephone).
•    Career and development plans: Set up individual career and development plans to consider the capabilities, interests, and goals of every employee.
•    Teamwork and projects: Organize teamwork and project roles, such that the strengths and preferences of your employees are considered. This will ensure balanced sharing of work and an experience of competence by your employees.
•    Feedback and recognition: Give regular individual feedback and express your recognition of the achievements in various forms (e.g. public, personal).
•    Empathy and support: Show your empathy and offer your support when your employees face personal challenges or difficulties at the workplace.
•    Open communication: Promote an open and trusting communication culture, in which all employees feel safe when addressing their needs and concerns.
•    Transparency: Create transparency in your team about rules and expectations through the development of a team charter, for instance.
Consideration of these various needs will help you as an executive create a supporting environment that ensures individual satisfaction and productivity of your staff members.

• Which desk sharing options exist?

Introduction of a desk sharing policy is expected to support a sustainable and efficient use of space at KIT. In future, the heads of the organizational units can decide to participate in the desk sharing scheme based on three pillars described below (other desk sharing schemes are possible, but require the approval of the Staff Council). The desk sharing scheme based on three pillars was tested successfully by SCC:
Pillar 1:    Fixed workplace
Pillar 2:    Office communities (the number of employees of a defined community exceeds the number of places, the office community organizes the distribution of workplaces)
Pillar 3:    Flex office (workplaces can be booked via an electronic system)
Selection of the pillars is subject to the following rules: In case of a mobile work share of up to 40%, all three pillars can be chosen freely. Employees who are permitted to do more than 40% of mobile work (i.e. as of 50%), can be obliged to participate in Pillars 2 or 3. In this case, they can choose between both pillars.
When introducing the desk sharing scheme, an information event will be organized for the employees, to which the Staff Council must be invited. You are responsible for organizing this event.

• How does the room booking system work and how can I have it set up for my organizational unit?

First, think about the type of workplaces in your organizational unit. A room booking system is particularly suited for flex office workplaces (not for fixed workplaces or office communities). In case you establish flex office workplaces, have the presently used room booking system Anny installed by SCC (anny-support ∂does-not-exist.scc kit edu). With Anny, you can administrate your flex office workplaces and your employees can book a flex office workplace via the system. Please note that it is still open which system will be used at KIT. If you have time, it may be reasonable to wait for the new system, as installation requires a certain effort.
As soon as the Anny room booking system will have been installed for your organizational unit, employees can access the website anny.eu/b/kit  Login by SSO  Internet address of your organization: kit.edu  continue  Shibboleth Identity Provider or via the app in MS-Teams anny eu+.

• Do I have to justify my denial of an employee’s request of mobile work?

In a conversation with your employee, you have to give your reasons for the denial of the request of mobile work. Giving the reasons in writing is not required and not envisaged.
Of course, your decision must be based on objective reasons. Employees must not be treated worse than their colleagues. It is advantageous to document these reasons in cases of conflict.

• Who finances the laptop needed for mobile work? Are employees entitled to being provided with a laptop?

The laptop needed for mobile work is financed from the budget of the respective organizational unit, unless the employee has already been provided with a laptop. It is recommended to equip all employees with laptops and to provide workplaces for laptops (with docking stations or similar equipment), if possible. In general, it must be noted that the equipment needed for mobile work always must be provided by KIT. For IT security and data protection reasons, employees are not permitted to use their private laptops for mobile work.

• Is the direct superior (level F4 or F5) permitted to agree to an employee’s mobile work without the approval by the Head of the organizational unit?

As outlined in Article 11, par. 1 and Article 16, par. 1 of the Institutsrahmenordnung (framework regulations for institutes), Heads of institutes or sub-institutes can delegate professional management tasks to the technical level. Such tasks may be annual appraisals, approvals of vacation, etc. The approval of mobile work is considered to take place on that same level and, hence, also subject to the above regulations.
The same holds for the administration, as specified in the administrative regulation on “Präzisierte Governance” (detailed governance). Some administrative tasks may be delegated to the levels F4 and F5 (i.e. to the direct superiors). In agreement with the Organizational Development and Processes Business Unit (OEP), approval of mobile work is one of these tasks.
This means that the direct superior can permit mobile work, if the executive of level L3 has delegated the corresponding management tasks to this level. Of course, delegation of these tasks is associated with the corresponding reporting and agreement obligations.
If the Head of an institute cannot permit mobile work at this institute for reasons outlined in Article 4, pars. 1 and 2 of the Service Agreement on Mobile Work and Desk Sharing, this matter should be discussed internally with the other executives. Any requirements made by the Head of the institute must be observed. In case a general regulation has been adopted for all staff members of the institute, no arbitrarily better or worse provisions can be agreed upon for some groups of the employees (principle of equal treatment).

• Can I request/demand that the status in MS-Teams is displayed correctly?

According to Article 5, par. 2 of the Dienstvereinbarung über die Einführung und Anwendung von Videokonferenz-Systemen und weiteren elektronischen Kommunikationssystemen am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) (service agreement on the introduction and use of video conference and other electronic communication systems at Karlsruhe Institute of Technology (KIT)), this is not permitted. The status display is of voluntary character and not subject to any requirements made by superiors or colleagues. According to Article 4, par. 5b of the Service Agreement on Mobile Work and Desk Sharing, however, personal accessibility via the communication systems approved by KIT (currently email, telephone/Internet telephony, and MS-Teams) must be guaranteed during mobile work. Personal accessibility is a basic prerequisite for the execution of mobile work.
It is recommended to develop a joint team charter and to have the personal accessibility/display of the status in MS-Teams included. Information on the team charter can be found here.

• Who is responsible for occupational safety during mobile work?

Occupational safety and safety at work are subject to Article 12 of the Service Agreement on Mobile Work and Desk Sharing. Regular trainings and instructions on occupational safety are required. However, employees are responsible for themselves and for their health. To the extent possible, mobile work must also be included in the risk assessment.
The employer cannot be expected to anticipate all dangers at any mobile workplace outside of the campus. The employer fulfills his obligation to make a risk assessment when assuming typical conditions and hazards as a basis.
Superiors have to provide general information to help their employees better identify and counteract typical health risks. The following documents may be used for risk assessments and may help employees check their work conditions:
•    Your risk assessment for mobile work may be based on the working aid for the risk assessment of office workplaces. As a rule, mobile work is work in front of a screen (download here the German information under “Büroarbeitsplätze” (office workplaces)). Note: Some of the equipment mentioned is not made available by KIT. This equipment must be provided by the employee. Employees should be informed that the information given there serves as an orientation to ensure healthy work at the mobile workplace. Of course, some of the questions cannot be answered clearly in advance. But you can document and discuss the abstract risks.
•    Information on Healthy Sitting

In the FAQs for employees, further links are provided (see question: What can I do to ensure healthy mobile work?)

• What about the office equipment?

The office equipment provided by the employer includes a laptop, headset, and a mobile phone, if necessary. Private equipment may only be used in accordance with KIT’s Regulations on Digital Information Processing and Communication (IuK-Ordnung). The furniture must be provided by the employee, as mobile work may not only be carried out at the employee’s home, but also at friends, family members, etc. Hence, this is no responsibility of the employer. Outside of the campus, no fixed workplace is established.

• How do flex office workplaces have to be equipped?

According to Article 9, par. 4, standard workplaces of both office communities and flex offices are equipped as follows:
•    Height-adjustable desks (desks that can be adjusted up to standing height manually using a crank or electrically)
•    Ergonomic desk chair
•    Lockable container for personal objects
•    Connection to KIT’s IT network
•    At least one screen that is suited for the respective task
All workplaces for office communities and flex offices of an organizational unit should meet the same standards.

• In case a person reduces the share of mobile work and wishes to return to a fixed workplace on the campus, this workplace would have to be made available at short notice. This is not always possible. Which regulations apply?

As the employer disposes of the work equipment and has the right to issue directives, the person may be assigned different workplaces on different days.

• Is there a template that can be used for the approval of mobile work?

No. Just write an email to your employee, in which you list the key features of mobile work agreed upon. These are:
•    The percentage share of mobile work
•    The starting date of mobile work
•    If applicable, the weekdays of mobile work agreed upon

• Can student assistants and interns also do mobile work?

Yes, the Service Agreement on Mobile Work and Desk Sharing also applies to student assistants and interns (to the latter, if they carry out activities of their employer after instruction or under supervision and are prepared for further tasks). However, it must be checked whether the mobile work requirements are fulfilled and in particular whether the activity is suited for mobile work and whether the students and interns can work independently and responsibly at their mobile workplaces.
What if the interns live abroad?
In this case, mobile work is not permitted, unless the interns are cross-border commuters. Prior to the start of mobile work as a cross-border commuter, employees must submit an exemption from taxation in Germany according to the double taxation agreement and, if necessary, an A 1 certificate (see Article 5, par. 2 of the Service Agreement on Mobile Work and Desk Sharing). Information in German on A 1 can be found on the homepage of PSE - for Employees under A – Z (A 1).

• How do I involve the Staff Council in the introduction of a desk sharing scheme? What is the role of the Staff Council?

When introducing the desk sharing scheme described in the Service Agreement on Mobile Work and Desk Sharing, it holds:
When the L3 level decides to participate in a desk sharing scheme, you have to organize an information event for all employees of your organizational unit (Article 9, par. 1, sub-par. 2 of the Service Agreement on Mobile Work and Desk Sharing). The Staff Council must be invited to this event. The Staff Council’s role is to receive the information (no formal rights of co-determination).
The Staff Council has the right to inspect workplaces, whenever required. In general, the Staff Council must be involved in all inspections to control occupational safety and accident prevention (Article 71, par. 7 LPVG, State Staff Representation Act). Moreover, the chairperson or an authorized member of the Staff Council has the right to inspect workplaces on campus anytime upon prior information of the Head of the workplace and provided that the respective employees agree to be visited at their workplaces, unless there are compelling reasons not to do so (Article 71, par. 6 LPVG).
In case a desk sharing scheme other than that described in the Service Agreement on Mobile Work and Desk Sharing is planned to be introduced, co-determination rights of the Staff Council may apply. In this case, please contact the Human Resources Business Unit (PSE) for an assessment and the integration of the Staff Council, if necessary.

• Are office communities with several offices permitted?

As outlined in Article 9, par. 1 of the Service Agreement on Mobile Work and Desk Sharing, there are no restrictions. A team of six persons can share an office with four workplaces or two offices with two workplaces each.
When forming office communities, please note that self-organization of the persons belonging to this office community must be possible. For this reason, office communities should not be too big and should not include too many persons or too many rooms.

• Some of my employees do mobile work occasionally only (for example, when a craftsman comes to carry out work at their homes). Should I also conclude agreements on mobile work with them?

According to the Service Agreement on Mobile Work and Desk Sharing, a basic agreement is required even in case of a very small share of mobile work. It is recommended to agree by email on 10 percent of mobile work in these cases.

• Is it required to indicate the percentage share and the starting date of mobile work in the email, if my employees want to stick to the 40% share of mobile work valid so far?

• The share of mobile work is planned to be increased by 20% for a period of one month. Is it necessary to document this in writing by email?

Yes, this has to be documented.

• Do superiors have to control the mobile work shares of their employees?

No, this is not required. As a rule, you should trust in your employees adhering to the shares agreed upon. However, when developing a team charter, you may agree on your employees sharing their Outlook calendar in which mobile workdays or working days on campus are indicated. This might help in case of conflicts. Only if you have the impression that your employees exceed the limits of the mobile work share and if you no longer trust in them, should you pay attention on whether the limit is observed.

• How can I make my mobile work secure? Which software can I use?

Click here for an overview of how to start mobile work, ensure security, and the software used at KIT: KIT – SCC – Services – Working environment – Remote work.

• How can I be reached by telephone without a fixed workplace?

With Rainbow, you can always be reached via your KIT phone number on your PC, notebook, smart phone, or tablet. Instructions on how to use Rainbow can be found on the website of FM (in German).
Send a ticket to FM (TTS) to have the existing phone number “virtualized.” This means that the landline phone is switched off and the telephone number can be used via Rainbow.

• What are the changes resulting from the new service agreement?

•    There no longer is any telework. Hence, the necessary request of telework and the agreements on telework are no longer required.
•    Approval and documentation do no longer take place via PSE, but via your direct superior.
•    Mobile work can be permitted with a share of up to 80%, in exceptional cases up to 100%. This is expected to enhance flexibility.
•    A mobile work share of 100% may be permitted in exceptional cases for compelling health reasons, compelling family reasons (e.g. in case of relatives in need of care; mobile work will then be permitted on a temporary basis), if no permission would result in a loss of employment, and in case of an urgent need of personnel. The decision is made by the L3 level. For employees of the L3 level, the L2 level decides. For employees of the L2 level, the L1 level decides.
•    Mobile work is permitted in steps of 10% exclusively (10, 20, 30, …).
•    Mobile work is permitted for an indefinite period of time. It may be terminated with three months’ notice in writing, with this termination becoming effective at the end of the month.
•    Conflicts will be settled along the line rather than by PSE.
•    A desk sharing scheme is introduced.
•    Mobile work from abroad is not permitted.

• I would like to do mobile work. What do I have to do?

Talk to your superior.

• What, if my superior and I agreed on a certain share of mobile work?

If you have not agreed on any fixed days of mobile work, inform your superior in advance of the day on which you want to do mobile work (so-called variable mobile work). If you have agreed on fixed days, no additional agreement in advance is required (so-called regular mobile work).
Take care not to exceed the agreed share of mobile work per month. When requesting variable mobile work, consider potential response times and potential conflicting interests of your colleagues.

• What about my share of mobile work in weeks in which I have taken a time off, in weeks of vacation, or in weeks in which I am ill?

Calculation of the number of mobile workdays per month is based on the working days in this month exclusively. Vacation days, holidays, and days off are not counted.
Example: The permitted mobile work share is 50%, vacation from June 1 to 15, 2024 (ten working days), after the vacation in June (June 16 – 30, 2024 – ten working days), you are allowed to do mobile work on five of the ten working days.

• What about my telework agreement that has not yet expired? Can I additionally agree on mobile work so that I can do 80% of my work outside of the office?

Your telework agreement will continue to be effective until its validity ends. But you can also decide to agree on the cancelation of your telework agreement. If you want to do mobile work in addition to the telework share permitted, you have two options:
•    The telework agreement continues to be valid and in addition, you agree on mobile work with your superior (total maximum share 80%).
Drawback: You have to adhere to two agreements and in accordance with the telework agreement, you are permitted to work from home exclusively, etc.
•    You can cancel your telework agreement and agree on a mobile work share of up to 80% with your superior.
Advantage: Flexible choice of the location, only one agreement applies.

Contact PSE, if you want to cancel your telework agreement.

• Am I entitled to mobile work?

No, mobile work continues to be based on mutual voluntariness. This means that you cannot be forced to do mobile work. And it means that you cannot enforce any right to mobile work.

• Why is telework stopped?

Mobile work allows for more flexibility and more options to bring work in line with your personal needs. Mobile work is more uncomplicated and more unbureaucratic. Mobile work can be done not only from home.

• What about the binding nature of agreements, if no telework agreements are concluded any longer?

Plannability and reliability for all employees continue to be of priority. They are ensured by the possibility of agreeing on mobile work on fixed working days. You can be certain about the key features of the mobile work, as these are confirmed by your superior in a mail.
Permission for an indefinite period of time improves long-term plannability compared to the permission of telework for a fixed term.

• From where can I do mobile work?

It is up to you whether you do mobile work from home, from the library, or from other places in Germany. However, you have to bear some aspects in mind when making your decision. Mobile work requires responsible acting. In particular, the following requirements must be met:
•    Confidentiality, data protection, and information security must be ensured. Especially at public places, you are obliged to prevent third parties from accessing your data. See the detailed provisions in the Service Agreement and in the Information for Employees.
•    Your personal accessibility must be guaranteed and an Internet connection is required. Places without any Internet connection are not suited for mobile work.
•    Be aware that you are obliged to promptly take up work at your contractual workplace whenever the technical requirements for mobile work are not fulfilled or whenever certain events or meetings take place in person.

• What are the rules applying to the working time?

There are no special working time rules for mobile work. The statutory provisions of the Working Time Act, collective provisions (TV-L and TVöD), the regulations of the Service Agreement on Flexible Working Time, and working time provisions stipulated in the employment contract or instructions continue to apply. In particular, the core working time must be observed during mobile work.

• Whom can I contact when I cannot reach any agreement with my superior on mobile work?

Conflicts will be discussed with the superior of your superior who will also make the final decision. In case your superior intends to deny the key features of mobile work, you can request involvement of the Staff Council and, if applicable, of the Equal Opportunities Commissioner and the Representative of Disabled Employees.

• What happens when I do mobile work and my Internet connection breaks down?

You are obliged to guarantee execution of your work and that it is not prevented by any technical obstacles. In case your Internet connection cannot be guaranteed for an unforeseeable period of time and you are prevented from doing your work, you are obliged to return to your office and to take up work there. In any case, contact your superior. Note that the time needed for commuting is no working time.

• Does this also apply when I need a very long time to reach KIT, as the place of mobile work is far away?

Yes, this is a risk you have to consider when choosing your mobile workplace.

• Do I always have to observe the notice period of three months when I want to change the mobile work agreement concluded with my superior?

You always have the possibility to talk to your superior and to agree on something new without being bound to fixed notice periods.

• Is it impossible to work from abroad?

re different. On business trips abroad, you can also work from there (see Information for Employees).

• How can I maintain personal contacts to my colleagues?

The service agreement excludes mobile work from abroad. For example, you are not permitted to have a week of vacation on Mallorca followed by a week of mobile work from there. Business trips a

Mobile work changes your informal communication with your colleagues. Opportunities of talking to each other at the office or in the coffee room or kitchen are less frequent. For your regular and direct communication, we recommend you to use not only emails, but also chat functions, video and telephone conferences, and other collaboration tools (such as MS Teams).

• Are accidents during mobile work covered by insurance?

Accidents that occur during mobile work are covered by insurance on the basis of the statutory provisions.

• Do I have to give up my personal workplace?

Based on the new service agreement, organizational units can introduce a desk sharing scheme. However, this requires the corresponding decision. You will be informed in due time. Until then, your workplace will not change automatically as a result of the new service agreement. When your organizational unit decides to officially introduce the desk sharing scheme, the three-pillar model will apply:
Pillar 1:    Fixed workplace
Pillar 2:    Office communities (the number of employees of a defined community exceeds the number of places, the office community organizes the distribution of workplaces)
Pillar 3:    Flex office (workplaces can be booked via an electronic system)
Selection of the pillars is subject to the following rules: In case of a mobile work share of up to 40%, all three pillars can be chosen freely. Employees who are permitted to do more than 40% of mobile work (i.e. as of 50%), can be obliged to participate in Pillars 2 or 3. In this case, they can choose between both pillars.

• Can mobile work be carried out anywhere in Germany or do I have to reach an agreement on the place of mobile work with my superior?

In principle, mobile work is possible anywhere in Germany. The superior has no right to specify a certain place of mobile work. However, you may be required to return to your office on campus rather quickly for appointments or events, for instance. This also holds when you have technical problems, such as an unstable Internet connection.

• Do the percentage shares of mobile work refer to the week, month, or the year of work?

As outlined in Article 6, par. 7 of the Service Agreement on Mobile Work and Desk Sharing, the percentage shares of mobile work agreed upon refer to a month. Calculation of the number of mobile working days per month is based on the actual working days in the respective month excluding vacation days, holidays, and time compensation days.

• Where does a business trip start when mobile work is carried out before and/or after it? Example: Your mobile office is located in Cologne and you plan a business trip to Pforzheim.

In principle, the trips to and from your mobile workplace are private trips and no business trips. The costs of trips to and from your mobile workplace will not be reimbursed by the employer. When you start a business trip from your mobile workplace, the Travel Expenses Office (KIT-Reisekostenstelle) will check the extent to which costs can be reimbursed in this concrete individual case. Here, reimbursement will be limited to the additional costs incurred as a result of the business trip. These are the costs excluding the trip to/from the mobile workplace. As a rule, the employer bears the (possibly fictitious) costs that result or would have resulted when starting the business trip from your registered place of residence from where you commute daily to KIT. In the above case, the costs for the trip from Cologne to Karlsruhe (your place of residence) would not be reimbursed. However, the employer will reimburse the expenses of the business trip from your place of residence or your workplace at KIT, as stipulated in the travel expenses regulations.
Trips from the campus to the place of mobile work (on hybrid days, for instance) and back will not be reimbursed and are considered no working time.

• Is my accessibility via Rainbow and MS-Teams a strict requirement?

Yes, it is specified in Article 4, par. 5b of the Service Agreement on Mobile Work and Desk Sharing that personal accessibility via the communication systems approved by KIT (currently email, telephone/Internet telephony, and MS-Teams) must be guaranteed during mobile work. If it is not guaranteed, you are obliged to restore accessibility, even if this implies your return to your workplace at KIT.
It is recommended to develop a joint team charter and to have the accessibility aspect included in it. Information on the team charter can be found here.

• Who is responsible for ensuring accessibility during mobile work by e.g. a data connection of sufficient capacity or forwarding of calls to private end devices?

This is the responsibility of the employees. When the private Internet connection is not sufficient for mobile work, immediate return to the campus is required or additional costs for an Internet connection of higher capacity must be borne by the employee. Calls may be forwarded to private end devices, but this can be prevented when using the Rainbow software.

• Which software packages other than MS-Teams are offered by KIT for effective remote team cooperation?

Here, you will find an overview of tools for virtual cooperation.

• What about mobile overtime work?

The regulations existing for overtime work and flexible working times remain the same in case of mobile work. Information in German on extra work and work overtime can be found here. Information in German on flexible working time can be found here.

• Are accidents during mobile work covered by insurance?   

According to Article 8, par. 1, cl. 3 of the Social Code, Volume VII, insurance coverage of employees working at home or a place other than the campus must be the same as in case of work on the premises.
In general, insurance coverage depends on whether an accident was caused by an insured activity. The so-called objectified action tendency (objektivierte Handlungstendenz) determines whether the activity was insured at the time of the accident. This means that the insured person wanted to carry out an activity for the employer when the accident occurred. This action tendency must be confirmed by the objective circumstances in the individual case. It is required to assess in each individual case whether the accident occurred as a consequence of the insured activity.
As long as the employee carries out mobile work for the employer, also statutory accident insurance protection applies.

• What can I do to ensure healthy mobile work?

Click here for detailed information on ergonomics at your PC workplace. Kindly read the information on “Healthy Sitting – A Matter of Settings”.
Work from home checklists are given here:
•    Short version  
•    Long version  

Unfallkasse Baden-Württemberg (UKBW, Baden-Württemberg Accidents Insurance Association) offers cost-free seminars on healthy and productive PC work from home and on business trips. („Gesund und produktiv am Bildschirmarbeitsplatz, mobil zuhause und unterwegs - Mit kleinen Veränderungen viel erreichen!“).

• Is a mobile work share of 100% permitted?

In the individual case, a mobile work share of 100% can be permitted for urgent reasons, as specified in Article 6, par. 9 of the Service Agreement on Mobile Work and Desk Sharing. Urgent reasons for permitting a mobile work share of 100% are compelling heath reasons, compelling family reasons (e.g. in case of relatives in need of care, mobile work will be permitted temporarily), no permission would result in a loss of employment, and urgent need of personnel. The corresponding decision is made by the L3 level. For employees of the L3 level, the L2 level decides. For employees of the L2 level, the L1 level decides. Please note that his provision allows for exceptions. As a rule, however, the mobile work share agreed upon should not be higher than 80%.

• Is mobile night work permitted?

Mobile work is subject to the provisions of the Arbeitszeitgesetz (Working Time Act), collective regulations (TV-L or TVöD), and the Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit (Service Agreement on Flexible Working Time). Working time schemes are not changed by mobile work. In conventional working time schemes, night work is not permitted.
Depending on the working time scheme agreed upon, the periods of work to be observed may differ, as different regulations apply.
Employees under collective agreements are subject to TV-L / TVöD. This legal framework also is the basis of the Service Agreement on Mobile Work and Desk Sharing. As outlined in Article 5, par. 5 TV-L/TVöD, work between 21.00 hrs and 6.00 hrs is night work and, hence, not permitted in general.
For employees with a flexible working time, the working time to be observed is outlined in the Service Agreement on Flexible Working Time. This results in an additional restriction of the flexible working time to be observed. As outlined in Article 6, par. 4 of the Service Agreement on Flexible Working Time, the flexible working time is on Monday to Friday from 6.00 hrs to 20.00 hrs. This regulation is binding for all persons with a flexible working time and supersedes any other regulations (TV-L/TVöD).