gemeinsam einzigartig

2 Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter (w/m/d) im zentralen Sekretariat von PTKA

Organisationseinheit

Dienstleistungseinheit Projektträger Karlsruhe (PTKA)

Tätigkeitsbeschreibung

Das zentrale Sekretariat des Projektträgers Karlsruhe (PTKA) dient als Hauptzugang zu den Dienstleistungen des PTKA. Es ist in der Regel durch zwei Personen besetzt und bündelt generelle Anfragen, die telefonisch, schriftlich oder elektronisch eintreffen und stellt den zentralen Eingang von Besuchern und Kunden des PTKA dar. Auch der zentrale Posteingang und dessen Erfassung sowie Verteilung obliegt dem zentralen Sekretariat. Im Bedarfsfall unterstützt das zentrale Sekretariat die Administration des Eingangs von Skizzen und Neuanträgen bis zur Erstellung der finalen Fassung der Zuwendungsbescheide nach Abschluss des Bewilligungsprozesses von Anträgen. Die Tätigkeit erfordert aufgrund der Diversität an Aufgaben und der damit verbundenen unvermeidlichen täglichen Herausforderungen fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im modernen Office Management, insbesondere im Vorlagenmanagement von Dokumenten. Hinzu kommt, dass Sie im Rahmen eines PTKA-internen Entwicklungsprojektes an der schrittweisen Entwicklung von Prozessen und deren Beschreibung (u.a. als Prozessbeschreibung, Arbeitsanweisungen, Formblätter), die auch Eingang in das Qualitätsmanagementsystem des PTKA Eingang finden sollen, mitarbeiten und diese nachfolgend durchführen. Insbesondere wirken Sie im Entwicklungsprojekt "elektronische Vorhabenakte" mit, was Tätigkeiten wie die Digitalisierung des zentralen Posteingangs und die Pflege von Dateiablagesystemen einschließt. Abgerundet wird Ihr Tätigkeitsfeld durch die Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie den Betrieb des zentralen Abwesenheitskalenders, die Erfassung von Dienstreisen oder die Unterstützung im Bereich des Veranstaltungsmanagements.

Eintrittstermin

sofort

Persönliche Qualifikation

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in den Bereichen Office Management, Bürosachbearbeitung und Prozessoptimierung. Sehr gute MS Office Kenntnisse, insbesondere im Vorlagenmanagement von Dokumenten, setzen wir ebenso voraus wie den sicheren Umgang mit Datenbanken und Erfahrungen im Projektmanagement. Sie sind belastbar, zuverlässig und ausgeglichen. Neben einem hohen Dienstleistungsverständnis bringen Sie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein integres, loyales und freundliches Auftreten mit.

Entgelt

EG 6, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Vertragsdauer

befristet auf 3 Jahre

Bewerbungsfrist bis

20.06.2021

Fachliche/r Ansprechpartner/in

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Barrakling, Tel. 0721 608-25278.

Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer 219/2021.

Ausschreibungsnummer: 219/2021

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung:
Personalservice (PSE) - Personalbetreuung
Herr Dolzinski
Telefon: +49 721 608-25030,

Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
Hermann-von-Helmholtz-Platz 1
76344 Eggenstein-Leopoldshafen