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gemeinsam einzigartig

Assistenz (w/m/d) der Geschäftsführung
Teilzeit (50%)

Organisationseinheit

Institut für Produktionstechnik (WBK)

Tätigkeitsbeschreibung

Sie unterstützen die Geschäftsführung des „Innovationscampus Mobilität der Zukunft“ (ICM) in administrativen Belangen und sind für das operative Tagesgeschäft verantwortlich. Sie bereiten Sitzungen und Entscheidungsprozesse in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung unter Verknüpfung vielfältiger interner und externer Partner vor. Sie erarbeiten entscheidungsreife Vorlagen für die Gremien des ICM sowie externe Projektpartner. Darüber hinaus sind Sie für die Verfolgung und Umsetzung von Entscheidungen verantwortlich und wirken bei der Koordinierung von Aufgaben für die Geschäftsführung mit. Sie sind für das verlässliche Termin- und Reisemanagement sowie eine reibungslose Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern und die Vor- und Nachbereitung von Konferenzen und Veranstaltungen verantwortlich. Ferner zählen zu Ihren Aufgaben das Projektcontrolling der ICM Projekte und -Mittel inklusive der Erarbeitung von Lösungen zu budget- und kostenrelevanten Problemstellungen und der Erstellung von Entscheidungsgrundlagen, die Analyse von Abweichungen, Erarbeitung geeigneter Maßnahmen im Mittelverwaltungsbereich.

Eintrittstermin

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Persönliche Qualifikation

Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im Sekretariats- oder kaufmännischen Bereich (Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation) und relevante Berufserfahrungen. Sie sind selbständig und sicher im Umgang mit dem PC. Insbesondere verfügen Sie über sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Programmen (Outlook, Word und Excel). Absolute Zuverlässigkeit, Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung und ein stilsicherer Umgang mit der deutschen Sprache werden vorausgesetzt. Sie überzeugen durch ausgeprägte kommunikative und organisatorische Fähigkeiten, ein freundliches und verbindliches Auftreten sowie eine sehr ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung. Gute englische Sprachkenntnisse sowie eine selbständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Einsatzbereitschaft runden Ihr Profil ab.

Entgelt

EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Vertragsdauer

befristet auf 2 Jahre.

Bewerbungsfrist bis

27.04.2021

Fachliche/r Ansprechpartner/in

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Dr. Sandra Kauffmann-Weiß, E-Mail: sandra.kauffmann-weiss@kit.edu.

Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer 3812/2021.

Ausschreibungsnummer: 3812/2021

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung:
Frau Carrasco Sanchez
Telefon: +49 721 608-42016,

Kaiserstr. 12, 76131 Karlsruhe