gemeinsam einzigartig

Assistentin/Assistent der Institutsleitung (w/m/d)
Teilzeit 50%

Organisationseinheit

Institut für Nanotechnologie (INT)

Tätigkeitsbeschreibung

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit sind Sie für die Entlastung und proaktive Unterstützung der geschäftsführenden Instituts- und Abteilungsleitung in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten des operativen Tagesgeschäfts verantwortlich.

Dabei übernehmen Sie unter anderem folgende Aufgaben:

  • Organisation und Vorbereitung geschäftlicher Besprechungen der Institutsleitung: sachlich richtige und termingerechte Realisierung der Meetings eigenverantwortlich sicherstellen: Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Konferenzen, Videokonferenzen, Workshops und wiss. Seminaren
  • Teilnahme und Protokollführung der Abteilungsleitungssitzungen
  • Erstellen, Zusammenstellen, Zustellen spezieller Geschäftsunterlagen
  • Schriftliche und mündliche Kommunikation in deutscher und englischer Sprache, Verwaltung und Beantwortung der Post, Vorsortieren der E-Mails bzw. Weiterleitung an entsprechende Ansprechpartner
  • Ansprechpartner/in für nationale und internationale Geschäftspartner/innen (intern sowie extern)
  • Dokumentation, Ablage und Wiedervorlage
  • Organisatorisch-technische Vorbereitung von Sonderveranstaltungen der Institutsleitung und Erstellung des Programms
  • Nationale und internationale Organisation von Geschäftsreisen, finanzielle Abwicklung von Reise- und Hotelkosten, Abrechnung von Spesen, Bearbeitung von Visumangelegenheiten
  • Organisation von Besichtigungsprogramme innerhalb des KIT für hochrangige INT-Gäste und/oder -Bewerber/innen, spezifische Auswahl von Programmpunkten je nach Zielgruppe
  • Pflege und Aktualisierung der Internetseite, Webseiten und Bekanntmachung von Großveranstaltungen,

Eintrittstermin

01.09.2022

Persönliche Qualifikation

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit langjähriger Berufserfahrung im Bereich Assistenz/Sekretariat. Sie überzeugen durch eine eigenständige und selbstverantwortliche Arbeitsweise, ein ausgeprägtes Organisationsgeschick und haben ein hohes Bewusstsein für Verantwortlichkeit, Vertraulichkeit, Diskretion und Loyalität. Darüber hinaus bringen Sie herausragende Kommunikationsfähigkeiten mit, sind engagiert und arbeiten gerne im Team. Sehr gute MS-Office Kenntnisse, idealerweise SAP-Kenntnisse und ein stilsicherer Umgang mit der deutschen und englischen Sprache (schriftlich wie auch mündlich) werden vorausgesetzt.

Entgelt

EG 6, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Vertragsdauer

Unbefristet

Bewerbungsfrist bis

21.08.2022

Fachliche/r Ansprechpartner/in

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Prof. Dr. Stefanie Dehnen, stefanie.dehnen@partner.kit.edu

Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer 429/2022.

Ausschreibungsnummer: 429/2022

Wir streben eine möglichst gleichmäßige Besetzung der Arbeitsplätze mit Beschäftigten (w/m/d) an und würden uns daher insbesondere über Bewerbungen von Frauen freuen.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung:
Personalservice (PSE) - Personalbetreuung
Frau König
Telefon: +49 721 608-25011,

Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
Hermann-von-Helmholtz-Platz 1
76344 Eggenstein-Leopoldshafen