Mitarbeiter/in im Verwaltungsdienst (w/m/d) - Teamleitung
100%

Organisationseinheit

Dienstleistungseinheit Studium und Lehre (SLE)

Tätigkeitsbeschreibung

Ihre Aufgaben umfassen die Leitung des Teams Abschlussdokumente im Studierendenservice des KIT mit 4 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Das Team dient als zentraler Ansprechpartner für die Absolvent*innen und KIT-Fakultäten bzgl. aller Fragen zur Anfertigung der Abschlussdokumente. Dem/der Stelleninhaber/in obliegt die fachliche Anleitung und die Personalführung des Teams. Sie gewähren den Informationsfluss zwischen der Abteilungsleitung und dem Team Abschlussdokumente sowie zwischen den anderen Teamleitungen und Serviceteams und sind für übergeordnete Fragestellungen zu Abschlussdokumenten erste Ansprechperson für die KIT-Fakultäten. Zudem unterstützen Sie das Team bei der Erstellung der Abschlussdokumente (Zeugnisse, Urkunden, Diploma Supplements und Transcripts of Records) für die Absolvent*innen des KIT. Sie monitoren die kontinuierliche Analyse, Qualitätssicherung und Verbesserung der Prozesse und der getroffenen Maßnahmen. Diese Aufgabe werden mit Hilfe eines Beschwerdemanagements und größtenteils EDV-unterstützt abgewickelt.

Eintrittstermin

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Persönliche Qualifikation

Sie verfügen eine abgeschlossene Berufsausbildung, mindestens ein Jahr Berufserfahrung und gute Englischkenntnisse. Erforderlich sind Abschlüsse als Verwaltungsfachangestellte/r oder eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit mindestens einem Jahr Berufserfahrung mit Kundenkontakt. Microsoft Excel, Word, Power Point und Outlook gehören genauso zu Ihrem Handwerkszeug wie ein sicherer Umgang mit Windows-PCs. Ihre Arbeitsweise ist geprägt durch große Sorgfalt und Zuverlässigkeit, Freude am Umgang mit Menschen sowie Diskretion. Sie leiten das Team engagiert und zählen eine zielorientierte und verbindliche Kommunikation zu Ihren herausragenden Eigenschaften.

Die interessanten und vielseitigen Aufgaben erfordern in hohem Maße Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit, Einfühlungsvermögen für die Fragen der Mitarbeitenden ebenso wie in studentische und akademische Angelegenheiten, sowie Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit. Praktische Berufserfahrungen im Hochschulbereich bzw. Verwaltungsdienst und erste Führungserfahrung sind von Vorteil. Die Arbeitszeiten orientieren sich an den Öffnungszeiten des Studierendenservices.

Entgelt

EG 9, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.