Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Sekretariat der Serviceeinheit Stab, Strategie und Kommunikation
in Vollzeit mit Option auf Teilzeit (mind. 80%)

Organisationseinheit

Stab, Strategie und Kommunikation (SSK)

Ihre Aufgaben

In dieser abwechslungsreichen Aufgabe unterstützen Sie das Sekretariatsteam bei der Bearbeitung der organisatorischen und administrativen Aufgaben von SSK und der angegliederten Dienstleistungseinheiten:

• Unterstützung. Sie übernehmen administrative Aufgaben bei SSK und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
• Terminkoordination. Sie organisieren Besprechungen, koordinieren Termine, verwalten Besprechungsräume und kümmern sich um die Bereitstellung von Technik und Bewirtung.
• Beschaffung. Sie führen Bestellungen durch – vom Büromaterial bis hin zu externen Dienstleistungen – und beachten dabei die geltenden Beschaffungsrichtlinien.
• Kontrolle. Sie unterstützen bei der Personalverwaltung sowie beim Finanzcontrolling und tragen zur Einhaltung interner Prozesse und Vorgaben bei.
• Hilfskräfte. Sie verwalten die studentischen Hilfskräfte bei SSK, erstellen Vertragsunterlagen und dokumentieren Arbeitszeiten und Abwesenheiten.

Eintrittstermin

sofort

Ihre Qualifikation

• Ausbildung. Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich und bringen das nötige Fundament für professionelles Büromanagement mit.
• Expertise. Sie haben bereits mehrere Jahre Berufserfahrung im Sekretariat gesammelt – idealerweise im öffentlichen Dienst.
• Fachkenntnisse. Sie beherrschen die deutsche Sprache sicher in Wort und Schrift und sind routiniert im Umgang mit MS Office.
• Arbeitsweise. Persönlich überzeugen Sie besonders durch Ihre strukturierte Arbeitsweise und Ihr Organisationstalent sowie durch Ihre schnelle Auffassungsgabe.
• Teamgeist. Sie arbeiten gerne mit anderen zusammen, sind ein echter Teamplayer und überzeugen durch Ihre hohe Zuverlässigkeit