gemeinsam einzigartig

Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung - Schwerpunkte Finanzcontrolling, Personal, und Wissenschaftskommunikation
Teilzeit 80%

Organisationseinheit

Institut für Theoretische Informatik (ITI)

Ihre Aufgaben

Ihr Aufgabengebiet umfasst primär das Finanzcontrolling des WOW-Projekts „a World model of Our World“ innerhalb unseres koordinierenden Instituts und mit sechs weiteren beteiligten Instituten. Hier verwalten und überwachen Sie selbständig die Stiftungsmittel. Die Tätigkeiten im Einzelnen:

Anlegen der Projekte und Planung der Sach- und Personalmittel
Überwachung der Liquidität
Erstellen von Kennzahlen und Berichten für die Institutsleitung und für die teilnehmenden Institute des Projekts WOW (in der Universitätsaufgabe und in der Großforschung)
Unterstützung der Abwicklung der jährlichen Finanzberichte an den Fördergeber
Durchführung von Analysen und Evaluationen
Veranlassen von Umbuchungen, Transaktionen, Umwidmungen
Beantragung von Projektverlängerungen mit eigenständiger Korrespondenzführung
Erstellen von Verwendungsnachweisen und Klärung von Unstimmigkeiten und anderen Fragestellungen
Abwicklung von Personalmaßnahmen und Personalbetreuung der Mitarbeiter und der studentischen Hilfskräfte (Neueinstellungen, Vertragsverlängerungen, Umbuchungen) innerhalt des WOW-Projekts
Unterstützung bei der Organisation von verschiedenen Team Meetings (z.B. monatlichen in-Person oder Hybrid-Meetings)
Unterstützung bei der Organisation von jährlichen Team Retreats sowie von zwei öffentlichen Workshops/Hackathons
Organisation und Abrechnungsverwaltung im Bereich der Dienstreisen im In- und Ausland der am WOW-Projekt beteiligten Institute
Zusätzlich wird die Stelle Öffentlichkeitsarbeit unterstützen (Social Media, Projektwebseite, ein unregelmäßiges Seminar mit Gastrednerinnen und die erwähnte Workshoporganisation)

Eintrittstermin

so bald wie möglich

Ihre Qualifikation

Sie verfügen über:

eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie möglichst mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office und SAP.
Gute Kenntnisse im Finanz-, Verwaltungs- und Abrechnungswesen öffentlicher Mittel werden vorausgesetzt.
Gute Deutsch- und Englischsprachkenntnisse sowie eine selbständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Einsatzbereitschaft runden Ihr Profil ab.
Vorerfahrung in der Wissenschaftskommunikation und/oder in der Unterstützung der Instandhaltung und Verbesserung von Projektwebseiten sind ein Vorteil.

Das bieten wir Ihnen

Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Entgelt

EG 8 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Vertragsdauer

befristet bis 28.02.2031

Bewerbungsfrist bis zum

30.04.2026

Fachliche Ansprechperson

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr TT-Prof. Peer Nowack, Tel. +49 721 608-41600, E-Mail: peer.nowack@kit.edu.

Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer 1084/2026.

Ausschreibungsnummer: 1084/2026

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung:
Personalservice (PSE) - Personalbetreuung
Frau Bender
Telefon: +49 721 608-45411,