Office Managerin / Office Manager (w/m/d)
50% bis 80% in Teilzeit

Organisationseinheit

Dienstleistungseinheit Innovations- und Relationsmanagement (IRM)

Ihre Aufgaben

Am Arbeitsplatz in der Kaiserstraße 89 betreuen Sie das TRIANGEL Team der Dienstleistungseinheit IRM administrativ, welches überwiegend drittmittelfinanziert agiert. Hierbei nehmen Sie folgende Aufgaben wahr:

• Finanzadministration und -controlling:
  - Finanzcontrolling der geförderten Drittmittelprojekte
  - Erstellung von Drittmittelanzeigen
  - Budgetcontrolling der Kostenstellen und PSP-Elemente (SAP, AREB)
  - Budgetvorausschau und -planung mit ersten Vorschlägen zur weiteren Vorgehensweise
  - Dokumentation und Aufbereitung aller Veranstaltungen (Statistiken)
  - Erstellung von Präsentationen und Übersichten
• Administration zur Vermietung von Räumlichkeiten
  - Erstellung von Kalkulationen und Angebotspaketen für Partner (Miete, Dienstleistungen)
  - Erstellung von Verträgen mit Ergänzung des Angebotspakets
  - Vertragskoordination
  - Sicherstellung interner Umbuchungen bzw. Rechnungsstellung an externe Kunden
• Sekretariatstätigkeiten wie Koordination von Anfragen als Erstkontakt, Terminkoordination, Beschaffungen, Vorbereitung von Dienstreisen, Verträge von Hilfskräften, Wissensmanagement von Arbeitsprozessen etc.

Eintrittstermin

01.11.2025

Ihre Qualifikation

Sie verfügen über:

• ein Bachelorstudium im Verwaltungs- oder Personalmanagement oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einem einschlägigen Bereich mit Berufserfahrung bzw. eine vergleichbare Qualifikation mit langjähriger Erfahrung in der Personaladministration
• einschlägige mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, Office Management oder Teamassistenz oder einer vergleichbaren Tätigkeit
  
• schnelle Einarbeitungskompetenz in neue Systeme
• idealerweise Kenntnisse im Umgang mit ASANA
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Organisationstalent
• gute Kommunikationsfähigkeit
• Dienstleistungsorientierung
• Freude an der Arbeit in einem dynamischen Team
  

Wünschenswert sind Kenntnisse und Erfahrungen in der Administration des KIT.

Entgelt

EG 9a, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.