Teamassistenz (w/m/d) der Geschäftsstelle des Exzellenzclusters POLiS in Karlsruhe
Teilzeit 60% - 80%
Die erfolgreiche Realisierung der Energiewende erfordert neue Materialien und Technologien für die Speicherung von elektrischer Energie. Zentrales Ziel des gemeinsam von KIT und Universität Ulm getragenen Exzellenzclusters „Post Lithium Storage“ (POLiS) ist es, ein fundamentales Verständnis der elektrochemischen Energiespeicherung in neuartigen Systemen zu erarbeiten, grundlegende Materialeigenschaften mit kritischen Leistungsparametern zu verbinden und so die Grundlagen für die praktische Nutzung von Post-Lithium-Technologien zu schaffen. Die POLiS Geschäftsstelle koordiniert in enger Zusammenarbeit mit dem Zentrum für Elektrochemische Energiespeicherung Ulm-Karlsruhe (CELEST) den Exzellenzcluster auf administrativer Seite. Sie setzt angefangen bei Wissenschaftskommunikation und Veranstaltungsmanagement über die Betreuung der Gremienarbeit im Cluster bis hin zu den Themen Forschungsdatenmanagement sowie Personal- und Kostencontrolling ein breites Spektrum an unterstützenden Maßnahmen um. Für den Standort Karlsruhe suchen wir eine engagierte Mitarbeiterin oder einen engagierten Mitarbeiter (w/m/d), die oder der uns als Teamassistenz unterstützt. Möchten Sie im Rahmen einer abwechslungsreichen und eigenverantwortlichen Tätigkeit eine nachhaltige Zukunft mitgestalten? Dann bewerben Sie sich!
Organisationseinheit
Helmholtz-Institut Ulm für Elektrochemische Energiespeicherung (HIU)
Ihre Aufgaben
- Büromanagement und Korrespondenz
- Kalkulation, Aufbereitung und Darstellung von Finanzdaten
- Erarbeitung von Evaluationsverfahren und Statistiken für POLiS und CELEST
- Verwaltung interner Konten, Anweisen und Überprüfen von Rechnungen, Mitarbeit in der Finanzberichterstattung für Drittmittelgeber
- Weiterentwicklung und Optimierung der internen Managementprozesse
- Unterstützung in der Öffentlichkeitsarbeit
- Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von Meetings sowie Groß- und Messeveranstaltungen
- Organisation von Dienstreisen und Besprechungen der Geschäftsstellenmitglieder
- Eigenverantwortliche Abwicklung von Beschaffungsvorgängen
- Betreuung von (internationalen) Gästen
- Terminkoordination
Eintrittstermin
sofort
Ihre Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit Erfahrungen im Büromanagement, Assistenz- oder Sekretariatsbereich (idealerweise in einem universitären Umfeld oder in der öffentlichen Verwaltung, gerne aber auch Quereinsteiger)
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen
- Bereitschaft zur Einarbeitung in Computerprogramme für das Finanzmanagement (SAP, MSAccess) sowie zur Bearbeitung von Webseiten und Social Media Auftritten (z.B. Typo3)
- Vorteilhaft sind Erfahrungen im Controlling und im kaufmännischen Bereich
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Strukturierte Arbeitsweise
- Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Hohes Maß an Selbstständigkeit, Organisationstalent und Lernfähigkeit
- Kontaktfreudige und offene Persönlichkeit sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten
Entgelt
EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Vertragsdauer
zunächst befristet bis zum 31.12.2025
Bewerbungsfrist bis
01.10.2023
Fachliche/r Ansprechpartner/in
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Dr. Punckt, Tel. 0721 608-43142.
Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer 538/2023.
Ausschreibungsnummer: 538/2023
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.Kontakt
Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung:
Personalservice (PSE) - Personalbetreuung
Herr Dolzinski
Telefon: +49 721 608-25030,
Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
Hermann-von-Helmholtz-Platz 1
76344 Eggenstein-Leopoldshafen