2 Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter (w/m/d) im zentralen Sekretariat des PTKA

Organisationseinheit

Dienstleistungseinheit Projektträger Karlsruhe (PTKA)

Ihre Aufgaben

• Sie stellen den ersten Anlaufpunkt für Interessierte dar und übernehmen die Bearbeitung des zentralen Posteingangs inkl. dessen Erfassung und Verteilung.
• Im Bedarfsfall unterstützen Sie die Administration beim Eingang von Skizzen und Neuanträgen bis hin zur Erstellung der finalen Fassung der Zuwendungsbescheide nach Abschluss des Bewilligungsprozesses von Anträgen.
• Sie arbeiten nahtlos mit dem Vorzimmer der PTKA-Leitung zusammen.
• Im Rahmen eines PTKA-internen Entwicklungsprojekts arbeiten Sie an der schrittweisen Entwicklung von Prozessen und deren Beschreibung (u.a. als Prozessbeschreibung, Arbeitsanweisungen, Formblätter) mit, welche auch Eingang in das Qualitätsmanagementsystem des PTKA finden sollen.
• Insbesondere wirken Sie im Entwicklungsprojekt "elektronische Vorhabenakte" mit, was Tätigkeiten wie die Digitalisierung des zentralen Posteingangs und die Pflege von Dateiablagesystemen einschließt.
• Abgerundet wird Ihr Tätigkeitsfeld durch die Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie den Betrieb des zentralen Abwesenheitskalenders, die Erfassung von Dienstreisen oder die Unterstützung im Bereich des Veranstaltungsmanagements.

Eintrittstermin

sofort

Ihre Qualifikation

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in den Bereichen Bürosachbearbeitung und Prozessoptimierung.
• Aufgrund der Diversität an Aufgaben und der damit verbundenen unvermeidlichen täglichen Herausforderungen sind fundierte Erfahrungen im Office Management, insbesondere im Vorlagenmanagement erforderlich.
• Des Weiteren erwarten wir von Ihnen einen sicheren Umgang mit Datenbanken sowie Erfahrungen im Projektmanagement.
• Sie sind belastbar, zuverlässig und ausgeglichen.
• Neben einem hohen Dienstleistungsverständnis bringen Sie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein integres, loyales und freundliches Auftreten mit.

Entgelt

EG 6, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.