Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Institutssekretariat

Organisationseinheit

KIT-Fakultät für Architektur

Ihre Aufgaben

Ihr Aufgabengebiet umfasst die Bearbeitung sämtlicher administrativer Vorgänge zur Personaleinstellung bzw. Weiterbeschäftigung und Arbeitszeitänderung, Abwicklung von Dienstreiseanträgen und -abrechnungen, das Bestellwesen und die Beschaffung, die Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen, sonstige typische Sekretariatsaufgaben (Schriftverkehr, Postbearbeitung) sowie die Verwaltung der eigenen kleinen Fachbibliothek. Für den Lehrbetrieb übernehmen sie die Pflege des Campusmanagementsystems und die Raumbuchungen für Lehrveranstaltungen der Professur. Sie fungieren als Ansprechpartner*in (w/m/d) für die Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen und unterstützen den Fachgebietsleiter bei der Budgetverwaltung. Weiterhin helfen Sie bei der gelegentlichen Organisation von Veranstaltungen. Optional kann die Stelle auch als Teilzeitstelle besetzt werden.

Eintrittstermin

ab 1. April 2023

Ihre Qualifikation

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r (w/m/d) oder Bürokauffrau*mann (w/m/d) oder vergleichbar sowie die Bereitschaft, sich in die verschiedenen Verwaltungsvorgänge einzuarbeiten.
• Berufserfahrung im Verwaltungsdienst einer universitären Einrichtung ist erwünscht.
• Der Umgang mit dem PC und mit gängiger Büro-IT wie MS-Word, Excel, Outlook ist Ihnen bestens vertraut, Kenntnisse im Umgang mit SAP-Buchhaltungssoftware sind von Vorteil, gleichermaßen Grundkenntnisse in Englisch.
• Persönlich zeichnet Sie ein hohes Maß an selbständiger, planvoller Arbeitsweise, organisatorischen Fähigkeiten, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und Kontaktfreudigkeit u.a. im Umgang mit (internationalen) Projektpartnern und Studierenden aus.

Entgelt

EG 6, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.