gemeinsam einzigartig

Assistentin / Assistent (w/m/d) der Geschäftsstellenleitung
75% Teilzeit

Organisationseinheit

Helmholtz-Institut Ulm für Elektrochemische Energiespeicherung (HIU)

Tätigkeitsbeschreibung

Sie unterstützen die Geschäftsstellenleitung des Clusters POLiS am Standort Ulm administrativ und arbeiten eng mit dem gesamten Team der POLiS Geschäftsstelle sowie mit der Geschäftsstelle der Graduiertenschule Elektrochemische Energiespeicherung (GS-EES) zusammen. Sie entwickeln Abläufe für das Büromanagement, setzen diese um und erarbeiten Vorschläge zu Evaluationsverfahren und Statistiken für POLiS und die GS-EES. Ihre Aufgaben umfassen weiterhin die Verwaltung von internen Projektkonten insbesondere an der Universität Ulm, das Anweisen und Überprüfen von Rechnungen sowie die Mitarbeit bei der Finanzberichtserstattung für Drittmittelgeber. Hierbei übernehmen Sie Aufgaben in Finanz- und Prozesscontrolling (eigenständiges Durchführen der notwendigen Kalkulationen und Aufbereitung der Informationen als Entscheidungsgrundlage). Zu Ihren Aufgaben zählen außerdem die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, die Terminkoordination, die Organisation von Dienstreisen und Besprechungen der Mitglieder der Geschäftsstellen, die Vorbereitung und eigenverantwortliche Abwicklung von Beschaffungen sowie die Betreuung von Gästen. Darüber hinaus unterstützen Sie im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit und übernehmen Aufgaben bei der Organisation und Durchführung von Meetings, Konferenzen und Messeveranstaltungen. Der Arbeitsplatz befindet sich in Ulm.

Eintrittstermin

sofort

Persönliche Qualifikation

Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung im Büromanagement und Sekretariats- oder Assistenzbereich, über exzellente Kompetenz im Umgang mit MS-Office und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Umfassende Kenntnisse im Umgang mit SAP (z.B. Business Warehouse) sowie Erfahrungen im Controlling und im kaufmännischen Bereich sind von Vorteil. Sie überzeugen durch ausgeprägte kommunikative und organisatorische Fähigkeiten, eine schnelle Auffassungsgabe sowie ein freundliches, verbindliches Auftreten und haben Freude an einer weitgehend selbstständigen und eigenverantwortlichen Tätigkeit.

Entgelt

EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Vertragsdauer

befristet bis zum 31.12.2025

Bewerbungsfrist bis

31.10.2021

Fachliche/r Ansprechpartner/in

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Dr. Punckt, Tel. 0721 608-43142.

Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer 613/2021.

Ausschreibungsnummer: 613/2021

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung:
Personalservice (PSE) - Personalbetreuung
Herr Dolzinski
Telefon: +49 721 608-25030,

Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
Hermann-von-Helmholtz-Platz 1
76344 Eggenstein-Leopoldshafen