Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung / Sekretariat

Organizational unit

Institut für Produktionstechnik (WBK)

Job description

Sie unterstützen die Institutsleitung des wbk Institut für Produktionstechnik und insbesondere die Sprecherin im Sonderforschungsbereich (SFB 1574) im administrativen und organisatorischen Projektmanagement des SFB und sind für das operative Tagesgeschäft der Sprecherin verantwortlich.

Sie bereiten Sitzungen und Entscheidungsprozesse in enger Zusammenarbeit mit den zugeordneten Abteilungen des Instituts und unter Verknüpfung vielfältiger interner und externer Partner vor.

Zu Ihren Aufgaben gehört das verlässliche Termin- und Reisemanagement der Sprecherin sowie die reibungslose Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern und die Vor- und Nachbereitung von Konferenzen, Veranstaltungen, Workshops und Meetings.

Ein maßgeblicher Teil Ihrer Aufgaben besteht in der Unterstützung der Institutsleitung in administrativen Belangen des Förderprojektes, für deren Verfolgung und Umsetzung von Entscheidungen Sie verantwortlich sind.

Starting date

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Personal qualification

• Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich BWL oder vergleichbare Ausbildung und relevante Berufserfahrungen im Assistenzbereich.
• Sie sind selbständig und sicher im Umgang mit dem PC.
• Insbesondere verfügen Sie über sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Programmen (Outlook, Word und Excel).
• Absolute Zuverlässigkeit, Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung und ein stilsicherer Umgang mit der deutschen Sprache werden vorausgesetzt.
• Sie überzeugen durch ausgeprägte kommunikative und organisatorische Fähigkeiten, ein freundliches und verbindliches Auftreten sowie eine sehr ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung.
• Gute englische Sprachkenntnisse sowie eine selbständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Einsatzbereitschaft runden Ihr Profil ab.