Ihre Reisekostenabrechnungen

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

die Reisekostenstelle benötigt Ihre Mithilfe. Wir erhalten täglich pro Sachbearbeiterin zwischen 40-60 E-Mails. In Spitzenzeiten sind es auch mehr. Die Bearbeitung dieser E-Mails nimmt den Großteil des Arbeitstages in Anspruch. Es verbleibt meist nur wenig, oft gar keine Zeit für die Abrechnung der Dienstreisen. Seien Sie versichert, dass uns alle diese Situation sehr belastet und wir bestrebt sind, Sie hier serviceorientierter zu unterstützen

Daher hat sich die Reisekostenstelle überlegt, wie wir die große Anzahl der Emails besser organisieren und damit besser bewältigen können.

Bei Beachtung folgender Hinweise und Vorschläge können Sie die Arbeit der Reisekostenstelle in Ihrem Interesse unterstützen:

Bitte beschränken Sie Ihre telefonischen Anfragen auf die Zeit von 9:00 – 11:00 Uhr. (Dies ermöglicht der Reisekostenstelle die Nachmittagszeiten für die Reisekostenabrechnungen zu nutzen.)
Bitte strukturieren Sie die Betreffzeile Ihrer Emails wie folgt:

Struktur der Betreffzeile

Erläuterungen

Name des Reisenden/Beginn der Dienstreise/Zielort der Reise/Reisenummer/Antrag

Beispiel:

Mustermann/04.12.22/Frankfurt/123456/Antrag

Damit ist es möglich, auf den ersten Blick zu erkennen, für welchen Beschäftigten/welche Beschäftigte, und wann die Reise ist. Die Angabe der Reisenummer hilft bei Verwendung der Suchfunktion. Dies gilt auch bei der Weiterbearbeitung beim Reisebüro (GBT).

Name des Reisenden/Beginn der Dienstreise/Zielort der Reise/Reisenummer/Vorschuss

Beispiel: Mustermann/04.11.22/Frankfurt/123456/Vorschuss

Damit fallen Anträge auf die Auszahlung von Vorschüssen den jeweiligen Sachbearbeiterinnen sofort ins Auge und können dementsprechend schneller bearbeitet werden. Bitte hängen Sie vorhandene Nachweise gleich mit an (z.B. Anmeldekopien, Übernachtungskosten, Zahlungsbelege.)

Füllen Sie Ihre Reiseanträge bitte vollständig aus:

Die korrekte Angabe von Kostenstelle/Fonds und/oder Projektnummer bzw. FE-Nummer sind für die Bearbeitung von Reiseanträgen zwingende Voraussetzung. Ohne die vorherige Klärung der Kosten kann keine Reise durchgeführt werden.
Benötigte Reisemittel (z.B. Fahrkarte, Flugticket, Hotel) bitte ankreuzen; nur mit diesen Angaben wird der Antrag automatisch an das Reisebüro (GBT) weitergeleitet.
Bitte senden Sie für jede Reise eine separate E-Mail (Sammelmails mit verschiedenen Reisen bedeuten erhöhten Bearbeitungsaufwand bei der Reisekostenstelle und beim Reisebüro GBT).
Anhänge, insbesondere Scan-Dateien bitte aussagekräftig umbenennen.

Wir bitten um Ihr Verständnis und bedanken uns im Voraus für Ihre Unterstützung.